フリーランスエンジニアの経費率は少ない？経費にできるものと経費計上の注意点

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フリーランスエンジニアの経費率は少ない？

経費率はどんな業種においても非常に重要な数値で、経費率が少なければ少ないほど事業の収益率が高くなります。

では、フリーランスエンジニアの経費率はその他の業種と比較して少ないのでしょうか？

以下で詳しくみていきましょう。

フリーランスエンジニアは経費が少ないといわれる理由

まず、フリーランスの経費率とは、収入に対して支出する経費の割合を指します。

例えば、ライターやデザイナーといった職種のフリーランスの場合、主要な経費はパソコンやソフトウェアの購入費、インターネット接続料などです。

一般的に、日本のフリーランスエンジニアの経費率は「約50%」程度だといわれています。

参考までにその他の職種の経費率の目安は以下の通りです。

• 卸売業：約90％
• 小売業：約80％
• 製造業：約70％
• 飲食業：約60％
• サービス業（エンジニアリングを含む）：約50％

フリーランスエンジニアの経費率が比較的低いとされる理由には、いくつかの要因が関わっています。

まず、フリーランスエンジニアは必要な機材が限られており、事業運営に必要な経費が少ないため、他の業種と比べて経費率が低くなりやすいです。

また、フリーランスエンジニアは事業に直接関連しない項目の経費計上が認められていません。

例えば、家族や友人との食事代や、プライベートでの健康診断費用など、事業とは無関係な支出は経費として計上できないのです。

このため、事業に直接関連しない支出が多い場合、経費率が低くなる傾向があります。

経費率の目安はどれくらい？

フリーランスエンジニアの経費率の目安は、一般的に収入の約50%が妥当とされています。多くても約60%以内に収めるのが一般的です。

ただし、これはあくまで平均的な指標であり、個々の事業内容や収入の規模によって変動する可能性があります。

なお、経費率の計算は「経費÷収入×100」で行えます。

フリーランスとしての活動においては、適切な経費の計上が重要であり、経費計上を正しく行うことで税負担を適切に保つことが可能です。

経費率が高いと調査が入ることがある

経費率の計算をする上で重要なのが、60%を超えないことです。経費率が60%を超えてしまうと税務調査の対象になる恐れがあり、リスクが高まります。

税務調査とは、税務当局が税法に基づき、納税者の申告が適切であるかをチェックするために行う調査のことを指します。

経費率が異常に高い場合、実際に発生したか疑わしい経費の計上や、私的な支出を経費として計上していないか等を調べるために税務調査が行われる可能性があります。

フリーランスエンジニアが経費率60%を超えないようにするためには、以下のポイントが有効です。

• すべての支出について領収書を保持し、記録を詳細に残す
• 個人的な支出と業務上の支出を正確に区分し、業務に直接関連しない費用は経費に計上しない
• 不明な点がある場合は、税理士などの専門家に相談し、適切な経費計上と申告を行う

これらの対策により、フリーランスエンジニアとして税務上のリスクを適切に管理し、税務調査のリスクを低減できます。

なお、間違っても経費率を減らすために本来かかっていた経費を記載しないように注意してください。

フリーランスエンジニアが経費にできるもの

ここからは、フリーランスエンジニアが経費にできるものをご紹介します。

フリーランスエンジニアが経費にできるものの一覧は以下の通りです。

1. 家賃
2. 水道光熱費
3. 消耗品費
4. 事務用品費
5. 新聞図書費
6. 減価償却費
7. 通信費
8. 租税公課
9. 広告宣伝費
10. 旅費・交通費
11. 外注費
12. 雑費

以降で詳しい内容をみていきましょう。

家賃

家賃費は、事業運営のために必要なスペースを賃貸する際に支払う費用です。この経費には、オフィススペースや作業場、倉庫などの賃料が含まれます。

フリーランスエンジニアが自宅をオフィスとして利用している場合、家賃の一部を経費として計上することが可能です。

これを「家事按分（かじあんぶん）」と言い、仕事で使用している部屋の面積や使用時間に応じて、適切な割合を算出し経費計上します。

例えば、自宅の一室をオフィスとして完全に使用している場合はその部屋の家賃全額を、一部の時間だけ事業に使用している場合は使用時間に応じた按分計算で経費を申告します。

水道光熱費

水道光熱費は、事業運営に必要な水道、ガス、電気などの公共サービスの使用料金です。

事業場の維持に欠かせない基本的なサービスのための費用であり、これらはオフィスの運営に直接関連しているため経費として計上されます。

フリーランスエンジニアが自宅を事務所として使用している場合、自宅での水道光熱費の一部を事業費として計上することが可能です。

具体的には、自宅の電気をコンピューターやその他の業務機器の稼働に使用している場合、それにかかる電気代は経費として認められます。

消耗品費

消耗品費は、事業活動を行う上で使用される消耗性の物品にかかる費用です。

これには、日常的に消耗される品物や、使用に伴い定期的に取り替えが必要なアイテムの購入費が含まれます。

一般的には短期間で使用されるものや、劣化や消費が早いものが該当します。

フリーランスエンジニアの場合、消耗品費にはオフィス用品（ペン、ノート、紙など）、プリンターのインク、トナーカートリッジ、電池、清掃用品、デスクアクセサリーなどが代表例です。

また、一定の使用期間が予想される小規模な機器も消耗品費として扱われることがあります。

事務用品費

事務用品費は、日々の業務遂行に必要な文房具や事務用機器などの購入費用です。

これには、文書作成やデータ管理に欠かせないアイテムが含まれ、事業の効率化や管理を支える基本的な消耗品として扱われます。

フリーランスエンジニアにとっての事務用品費には、筆記具、ノート、ファイル、プリンター用紙、封筒、ラベルなどが含まれます。

また、小規模なオフィス機器やデスクオーガナイザー、電卓、カレンダーなども事務用品として必要とされ、これらの購入費も経費として計上可能です。

特にデジタル時代においては、USBメモリや外付けハードドライブなどデータ保存用のデバイスも重要で、これらも事務用品費に含まれることがあります。

新聞図書費

新聞図書費は、新聞、雑誌、専門書籍など、知識の獲得や情報収集のために購入する出版物にかかる費用です。

業務に直接関連する資料として必要なものであり、専門性を維持更新するために欠かせない経費となります。

フリーランスエンジニアの場合、最新のテクノロジー、プログラミング言語、またはプロジェクト管理に関する情報を提供する専門書や業界誌の購入が新聞図書費に該当します。

また、技術系のニュースサイトやオンライン記事の購読料も含まれることがあります。

電子書籍やデジタル購読にかかる費用も、紙の書籍や新聞と同様に経費として計上することが認められています。

減価償却費

減価償却費は、長期間使用する固定資産（例えばパソコン、プリンター、オフィス家具など）の購入費用を、その資産の使用可能な期間にわたって分割して経費計上する方法です。

この経費は、一度に大きな費用が出るのを防ぎ、年間の費用を均等に分散させることで財務の安定性を保つのに役立ちます。

フリーランスエンジニアが減価償却費として計上できる典型的な例は、業務用のコンピューター、専門的なソフトウェア、大型のディスプレイや高性能プリンターなどです。

仕事の効率を高めるために必要な機器であり、耐用年数（通常は数年間）に基づいてコストが分配されます。

例えば、耐用年数が5年のコンピューターを購入した場合、そのコストを5年間にわたって均等に計上することが可能です。

通信費

通信費は、インターネット接続料金、電話料金など、情報通信に関わる費用のことです。

これには、データ通信や通話に必要な月額料金や、通信機器の設置・維持に必要な費用が含まれます。

事業運営においてコミュニケーションツールは不可欠であり、その使用に伴う費用は経費として認識されることが一般的です。

フリーランスエンジニアの場合、高速なインターネット接続が業務を円滑に進めるために重要です。そのため、ブロードバンド接続料金やWi-Fiルーターの利用料などが通信費に該当します。

また、クライアントや他のフリーランスとのコミュニケーションに不可欠なスマートフォンや固定電話の料金も、通信費として計上できます。

オンラインでの会議やデータのアップロード・ダウンロードにかかる追加のデータ料金も含まれることがあります。

租税公課

租税公課は、国や地方公共団体に納める税金や公的な料金のことです。

これには、事業活動に直接関連する税金、公的機関に支払う手数料、登録料などが含まれます。

租税公課は、事業運営を法的に適切に行うために必要な費用であり、適正に管理し申告する必要があります。

フリーランスエンジニアが払う租税公課は、オフィスや事業用の設備を置く場所の固定資産税や、事業で使用する車両に関する自動車税などが代表例です。

また、事業の登記や特定の許認可に必要な手数料も租税公課として計上します。

広告宣伝費

広告宣伝費は、商品やサービスを市場に紹介し、販売を促進するために使用される費用です。

これには広告キャンペーン、マーケティング活動、プロモーション資料の制作や配布などが含まれます。

広告宣伝費は、ブランドの認知度を高めたり、顧客基盤を拡大するための重要な投資です。

フリーランスエンジニアの場合、広告宣伝費には自身のウェブサイトの運営費、オンライン広告費、名刺やパンフレットの制作費、展示会や業界イベントへの参加費が含まれます。

これらの活動は、自らの技術やサービスを広く伝え、新たなクライアントを獲得するために非常に効果的です。

例えば、Google広告やLinkedIn広告に投資することで、ターゲットとする業界に直接アプローチすることが可能です。

旅費・交通費

旅費・交通費は、業務遂行のための移動に伴う費用です。

これには出張や客先訪問、業務に関連するイベント参加のための移動費用が含まれます。

交通手段に応じた運賃（電車、バス、タクシー、飛行機など）や、宿泊費がこれに該当します。

フリーランスエンジニアがクライアントとの打ち合わせやプロジェクト関連の作業で他の都市や国に行く場合、その移動にかかる費用を旅費・交通費として計上します。

具体的には、クライアント訪問のための交通費、プロジェクトの打ち合わせやネットワーキングイベントのための交通費、必要に応じて宿泊費などが含まれます。

また、業務で使用する車のガソリン代や高速道路の料金も、旅費・交通費に含めることも可能です。

外注費

外注費は、業務遂行のために第三者に依頼した作業に対する支払いのことです。

この経費は、専門性が必要な業務や時間的な制約から自分では対応できない業務を外部の個人や企業に委託する際に発生します。

例えば、ウェブデザイン、コンテンツ制作、プログラミングなどが含まれます。

フリーランスエンジニアが自身のプロジェクトでプログラミングやデータベースの専門知識が必要な場合、他のフリーランスや企業に業務を外注することがあります。この際の支払いが外注費にあたります。

また、ウェブサイトやアプリのデザインを専門のデザイナーに依頼する費用も外注費として計上されます。

これらの費用はプロジェクトの成果に直接寄与するため、経費として正しく申告することが重要です。

雑費

雑費は、特定のカテゴリーに分類されない様々な小規模な経費のことです。

これには、日常的な業務で発生する予期しない小さな出費や、具体的な項目に分類しにくい一般的な事務経費が含まれます。

雑費は業務遂行における細かな支出をカバーするため、適切に管理されることが重要です。

フリーランスエンジニアの場合、雑費には事務用品の補充、小規模な修理やメンテナンス費用、ソフトウェアの小規模なアップグレード料金などが含まれることがあります。

また、業務に必要な臨時の資料購入費や、クライアント訪問の際の交通費の小額部分（駐車料金など）も雑費として計上することができます。

これらは特定の大きなプロジェクトに直接関連しないですが、業務遂行のために必要な経費として認識されます。

フリーランスエンジニアが経費にできないもの

逆に、フリーランスエンジニアが経費として申請できないものにはどのようなものがあるのでしょうか。

フリーランスエンジニアが経費として申請できないものの一覧は以下の通りです。

1. 税金
2. 健康診断費用
3. プライベートでかかる費用

以降で詳しくみていきましょう。

税金

税金は、事業主が国や地方公共団体に対して支払う義務がある金額であり、所得を生み出すための直接的なコストではないため、経費として申請できません。

事業にかかる税金（所得税、法人税など）は、その年の利益から発生するため、経費として扱うことはできず、利益から控除されるべきものとされています。

なお、フリーランスエンジニアが支払う税金には、所得税、住民税、事業所得に基づく自営業者の国民健康保険料などがあります。

これらは個人の収入に基づいて計算され、事業の経費とは分けて考える必要があります。

また、消費税も事業の収益性に直接影響を与えるわけではないため、経費として計上することはできません。

健康診断費用

健康診断費用は、事業活動とは直接関連しない個人的な支出であるため、経費として申請することができません。

フリーランスエンジニアも他の個人と同様に健康維持のために健康診断を受けることは重要ですが、これは事業の直接的なコストではなく個人の責任と見なされるため、税務上の経費として認められていません。

例えば、フリーランスエンジニアが定期的に受ける一般的な健康診断や特定の疾患に関する検査、インフルエンザの予防接種などがこれにあたります。

これらはすべて個人の健康管理の一環として重要ですが、事業経費としては計上できない費用です。

プライベートでかかる費用

プライベートでかかる費用は、個人的な生活に関連するものであり、事業活動とは直接的な関連がないため、経費として申請できません。

事業経費として認められるのは、事業運営に必要不可欠かつ直接的に関連するコストのみであり、個人的な支出はその基準に当てはまらないためです。

フリーランスエンジニアが個人的に負担するものとしては、家族旅行の費用、個人的な趣味や娯楽に関する支出、家庭用品の購入費、個人的な服装やアクセサリーの購入費などがあります。

これらの費用は事業の成果や運営に直接貢献しないため、税務上の経費として計上することはできません。

従業員を雇った場合に経費にできるもの

フリーランスとしての事業が軌道に乗ってきた際に、従業員を雇う場合も考えられます。

この場合は法人化することも考えられますが、そこまで大規模ではない場合はその限りではありません。

以下で、従業員を雇った場合に経費にできるものをみていきましょう。

給料賃金

給料や賃金は、主に法人が従業員に対して業務の対価として支払うものです。

フリーランスエンジニアの場合、従業員を雇うことで業務の効率化、専門性の補完、プロジェクトのスケールアップが可能になります。

従業員に支払う給料は、これらの業務実行に直接関連しているため、事業に必要不可欠な経費として認められます。

給料を経費として計上することで、フリーランスエンジニアの課税所得が減少し、結果的に税負担が軽減されることになります。

給料や賃金の具体的な内訳は以下の通りです。

• 基本給：従業員に対して定期的に支払われる固定の給料。
• 時間外手当：労働基準法に基づき、定められた労働時間を超えた労働に対して支払われる手当。
• ボーナス・賞与：業績に応じて支払われる臨時の給付。

福利厚生費

フリーランスエンジニアが従業員を雇う際に福利厚生費を経費として申請することは、経営上非常に重要です。

福利厚生費が経費として申請できる主な理由は、これらが従業員の健康維持やモチベーション向上に直接寄与するからです。

従業員に提供される福利厚生は、彼らが心身ともに健康で生産的に働くための支援となり、結果として事業の生産性や効率性を向上させる効果があります。

したがって、福利厚生費は事業運営に直接必要なコストとして経費に計上されることが認められています。

福利厚生費の内訳は多岐にわたりますが、主に以下のような費用が含まれます。

• 健康保険料・雇用保険料：従業員が加入する健康保険や雇用保険の保険料は、事業主が半分を負担するのが一般的です。
• 退職金制度：従業員が退職する際に支払われる退職金や、そのための積立金。
• 研修費用：従業員のスキルアップや資格取得を支援するための研修やセミナー参加費。
• 健康診断費：従業員の健康管理を目的とした定期的な健康診断の費用。
• 福利厚生施設の利用費：会社が従業員のために提供するレクリエーション施設や保養所の運営費用。

上記の費用は、従業員が安心して働ける環境を提供し、長期的に会社に貢献してもらうための投資として理解されています。

家事按分の計算方法

前項で少し触れましたが、フリーランスには「家事按分（かじあんぶん）」という特殊な経費の考え方があります。

家事按分を知っているか知っていないかで、経費申請の際に減税対象となる経費の項目を増やすことが可能です。

そのため、家事按分についてはしっかりと理解しておきましょう。

家事按分の考え方

「家事按分」とは、フリーランスエンジニアを含む個人事業主が自宅を事業用としても使用している場合に、その費用を事業用と私用の割合に応じて分けて経費計上する方法です。

ただし、自宅を事業で使用している場合、全ての費用（家賃、水道光熱費、通信費など）を100%事業経費として計上することはできません。

そのため、自宅のどの部分をどれだけの時間事業に使用しているかに基づき、経費を按分する必要があります。

代表的な家事按分の適用項目は以下の通りです。

• 家賃：自宅の家賃は、上記の按分方法により事業部分のみを経費として計上します。
• 光熱費：電気、ガス、水道などの光熱費も使用割合に応じて按分します。
• 通信費：インターネットや電話料金も事業用と私用の割合に基づいて按分可能です。

上記の他にも、自動車関連費用などの移動に関わる項目も場合に応じて家事按分が適用されますが、過度に家事按分を適用すると税務署から詳細を問われる可能性も高いです。

そのため、あくまでも「必要な分だけ」を適用しましょう。

家事按分の計算例

家事按分の計算は若干複雑なので、わかりやすいケースを想定して計算例をみていきましょう。

<想定するケース>

• 総面積：100平方メートルの自宅
• 事業用面積：20平方メートルをオフィスとして使用
• 家賃：月額10万円
• 光熱費：月額1万円

この場合の家賃の家事按分の計算は以下の通りです。

家事按分率 = （事業用面積）÷（総面積）

=（20平方メートル）÷（100平方メートル）= 0.2

つまり、事業用家賃計上額は

事業用家賃計上額 =（家賃）×（家事按分率）= 100,000円 × 0.2 = 20,000円

ということになります。

光熱費も同様に面積按分を用いて算出します。

事業用光熱費計上額 =（光熱費）×（家事按分率）= 10,000円 × 0.2 = 2,000円

このように、家事按分の計算は面積按分を用いて主に計算していきます。

家事按分をする際の注意点

フリーランスエンジニアが家事按分をして経費を算出する際には、以下の点に特に気をつけましょう。

1.同一生計内での金銭授受の非認識

生計を共にする家族や親族から物件を借りて事業を行っている場合、その家賃を経費として計上することは原則として認められません。これは、同一生計内での金銭授受が事業のための「支出」としては扱われないためです。

2.事業用の明確な証明

税務調査においては、家事按分の申請内容が適正であるか厳しくチェックされます。家事按分を申請する際には、事業用であることの明確な証明が必要です。これには、使用した部屋の写真、時間管理の記録、具体的な使用状況の説明などが含まれます。

3.税務調査のリスク

不適切な家事按分が行われていると見なされると、税務調査で指摘される可能性があります。必要以上の按分率で経費を計上していた場合、追徴税の対象となることがあります。したがって、家事按分は慎重に行い、必ず根拠を持って計算することが重要です。

なお、家事按分は青色申告者にとっても白色申告者にとっても同様に適用されますが、青色申告の方が一部の手続きにおいて税制上のメリットがあるため、事業の規模や将来の計画に応じて適切な申告方法を選択することが望ましいです。

フリーランスエンジニアが経費を計上する際の注意点

最後に、フリーランスが経費を計上する際の注意点についていくつかご紹介します。

領収書やレシートは必ず保管

フリーランスエンジニアが経費を正確に計上し、税務調査に備えるためには、領収書やレシートの保管が非常に重要です。

これらの文書は、支出が実際に発生したことの証拠となります。税務調査時には、申告した経費の正当性を証明するためにこれらの文書が求められることがあります。

また、経費計上の際の誤りを防ぎ、正確な税金計算の基礎となるため、これらを適切に保管することが必須です。

なお、領収書やレシートはデジタルまたは紙の形式で保管します。

デジタル化の場合は、スキャンまたは写真を撮って電子ファイルとして保存し、クラウドサービスや外部ドライブにバックアップを取るとよいでしょう。

また、日本の税法では、領収書やレシートは7年間保管することが推奨されています。

この期間内に税務調査が行われる可能性があるため、期限内は全ての記録を保持しておくことが重要です。

計上漏れや不備がないかこまめにチェック

フリーランスエンジニアにとって、経費計上の漏れや不備は、税金の過払いにつながるリスクがあります。

適切に経費を計上することは、課税所得を正確に計算し、適正な税額を確定する上で非常に重要です。

また、計上漏れや不備があると税務調査時に問題が指摘されることもあり、その場合には追加の税金や罰金が課せられる可能性があります。

このようなリスクを避けるためにも、経費の記録と計上は正確に行う必要があります。

なお、会計ソフトやクラウドベースの経費管理ツールを使用すると、経費の計上が簡単で正確になります。

売上と経費率のバランスに注意

フリーランスエンジニアにとって、売上と経費率のバランスを適切に保つことは、財務健全性を維持し、税務上のリスクを管理する上で非常に重要です。

経費率が高すぎると、税務当局から不正確または過大な経費計上の疑いを持たれ、税務調査の対象となるリスクが高まります。

一方で、経費を適切に計上しないと、過大な税金を支払うことになり、事業の収益性に悪影響を与える可能性があるので注意しましょう。

経費にできるか分からない時は専門家に相談

経費にできるかどうか不確かな場合、専門家に相談することは、誤った経費計上による税務上の問題や誤解を避けるために役立ちます。

正確で合法的な経費計上は、税務調査のリスクを減少させ、追徴税の発生を防ぐことに寄与します。

また、専門家の助言を求めることで、新たに経費として認められる項目があるかもしれません。

これにより、不必要な税負担を避けつつ、事業の健全な運営を維持することが可能となります。

まとめ

本記事では、フリーランスエンジニアが知っておくべき経費の計上方法と注意点について詳しく解説しました。

フリーランスとしての活動では、経費管理が収入を最大化する鍵となりますが、不適切な管理は税務上のリスクを招く可能性があります。

フリーランスエンジニアは特に、適正な経費計上を通じて税負担を最適化することが求められます。

本記事で紹介した経費の種類と計上の基準、家事按分の方法、そして経費計上時の具体的な注意点は、それを実現するための重要な情報です。

フリーランスとして活躍する上で、この記事が確定申告の際の参考となり、無用な税務問題を避け、事業の収益性を高める手助けになることを願っています。

「エンジニアスタイルマガジン」では、今後もこういったエンジニアにとって役立つ情報を随時お届けいたします。

それでは、また別の記事でお会いしましょう。今回も最後までお読みいただきありがとうございました！

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