フリーランスエンジニアは家賃を経費にできる?按分の計算方法や注意点を紹介

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目次
はじめに
フリーランスエンジニアとして働いていると、業務に必要な経費をどれだけ計上できるかが、節税や資金繰りの鍵になります。
その中でも「家賃」を経費にできるかどうかは、多くの人が気になるポイントでしょう。
本記事では、家賃を経費として計上する方法や注意点について詳しく解説します。
<この記事を読むメリット>
- 家賃を正しく按分して経費計上する方法がわかる
- 按分の具体例を参考に、自分の状況に合った計算ができる
- 確定申告で経費申請する際のリスクを軽減できる
- 税務署からの問い合わせにも対応できる準備が整う
本記事の内容を参考に、賢く経費を計上し、より効率的な節税を実現しましょう!
フリーランスエンジニアは家賃を経費にできる?
フリーランスエンジニアは、さまざまな支出を経費として計上することで、節税効果を高められます。
しかし、経費として認められるのは「事業に関わりのある支出のみ」です。
では、家賃は経費として計上できるのでしょうか?
結論からいうと、家賃は経費として計上できます。
しかし、いくつかの条件を満たす必要があるので、以下で詳しくみていきましょう。
家賃を経費として計上するための条件
フリーランスエンジニアが家賃を経費として計上するためには、自宅を仕事場として利用していなければなりません。
また、全ての家賃を経費として計上できるわけではありません。
自宅を仕事場にしている
フリーランスエンジニアはその性質上、外出先やカフェなどで作業することが多いですが、家賃を経費として計上する場合、自宅を仕事場として利用していることが前提条件です。
ただし、必ずしも自宅を事務所として正式に登録する必要はありません。自宅内で実際に仕事をするスペースがあることを示せれば大丈夫です。
例えば、自宅の一部を執務スペースとして使い、書類作成、プログラミング、クライアントとのオンライン会議などの仕事を日常的に行っていれば、それが「仕事場」とみなされます。
また、必要であれば業務に使用しているスペースや環境について、簡単な説明や写真などで証明できるようにしておくと、税務調査が入った際にも対応しやすくなります。
経費として計上できるのは一部のみ
自宅を仕事場として使用している場合でも、家賃全額を経費として計上することはできません。
経費として計上できるのは、自宅の中で実際に業務に使用している部分の面積や割合に基づく「按分(あんぶん)計算」による金額のみです。
例えば、50㎡のマンションのうち、10㎡を専ら仕事に使うスペースとしている場合、家賃全体の20%(10㎡ ÷ 50㎡)を経費として計上することが可能です。
ただし、共用スペース(リビングやキッチンなど)がある場合、その割合も適切に分ける必要があります。
家賃按分の計算方法
では、フリーランスエンジニアが家賃按分(あんぶん)をする場合、どのように計算すればよいのでしょうか?
ここからは、家賃按分の計算方法について、わかりやすく解説していきます。
家賃按分の考え方は?
家賃按分の計算シミュレーションをする前に、まずは家賃按分の考え方をざっと把握しておきましょう。
家賃按分の考え方で重要なのは以下の4点です。
- 家賃のうちのどれくらいを事業として使用しているかを計算する
- 家の床面積のうち事業で使っている床面積の割合を調べる
- 面積で割合が特定できない場合は作業時間から計算する
- 家賃の3~4割を経費とする場合が多い
それぞれのポイントについて、以下で簡単に解説します。
家賃のうちのどれくらいを事業として使用しているかを計算する
家賃按分をするためには、家賃のうちどれくらいのスペースを事業として使用しているかを計算します。
この計算の基本は、自宅内で業務に使用しているエリアが、全体のどの程度を占めているかを明確にすることです。
例えば、50㎡の住居で、そのうち10㎡を仕事専用のスペースとして使っている場合、家賃全体の20%(10㎡ ÷ 50㎡)を業務に使用しているとみなせます。
この20%が家賃按分の基準となり、経費として計上できる金額が決まります。
重要なのは、この計算が具体的かつ合理的であることです。仕事用スペースが明確であれば、税務調査が入った際にも説明しやすくなります。
家の床面積のうち事業で使っている床面積の割合を調べる
家賃按分を正確に行うためには、家全体の床面積のうち、どの部分を事業で使っているかを特定します。
以下の手順で割合を調べることが一般的です。
- 住居全体の床面積を把握:賃貸契約書や図面などで確認
- 事業専用スペースの特定:仕事用デスクや機材、資料などが設置されている部屋やエリアの面積を測定
- 割合の計算:事業専用スペースの面積を住居全体の面積で割り、経費にできる割合を算出
また、共用スペース(リビングやダイニングなど)を業務に部分的に使っている場合、その利用割合も考慮する必要があります。
面積で割合が特定できない場合は作業時間から計算する
場合によっては、床面積だけでは正確に按分できないこともあります。
その際は、自宅の中で事業に費やしている作業時間を基準に計算するのが一般的です。
例えば、一日のうち8時間を仕事に使い、その間は自宅全体を仕事場として利用している場合、1日24時間のうち8時間を業務時間として按分計算します。
この場合、家賃の約33%(8時間 ÷ 24時間)が業務に使用されたとみなされます。
ただし、この方法で家賃按分するには業務時間が証明できるような記録を残しておかなければなりません。
タイムシートや作業ログなど、使用状況を証明できる資料を用意しておくと、説得力が増します。
家賃の3~4割を経費とする場合が多い
一般的に、フリーランスエンジニアが家賃按分を行うと、家賃の3〜4割程度を経費として計上するケースが多いとされています。
これは、経費率が過剰に高すぎると税務署から疑いの目を向けられるからです。
もちろん、実態に基づいていれば問題ありませんが、例えば経費率が90%を超えるような場合、かなり高い確率で税務署から資料の提出を求められます。
その他の経費、例えばパソコンやスマホなどの備品は経費率が高くても合理性を主張できますが、住宅という固定資産の性質上、全てを業務で使用していると言い張るのは少々無理があると言わざるを得ません。
したがって、税務署から疑われないようなライン、つまり3〜4割を経費とする人が多いのです。
家賃按分の計算の具体例
家賃按分の計算は、その他の按分計算と比較すると若干複雑です。
ここでは、わかりやすい具体例を通して家賃按分の計算方法をみていきましょう。
家賃15万円で床面積の30%を事業として使用している場合
例えば、家賃15万円で床面積の業務使用割合を30%とした場合、以下のように計算していきます。
1.家賃全体から業務使用分を計算
家賃按分では、家賃全体に業務使用割合を掛けて、経費として計上できる金額を算出します。
この場合の計算式は以下の通りです。
家賃 × 業務使用割合 = 経費として計上可能な金額
↓
15万円 × 30%(0.3) = 45,000円
したがって、このケースでは、毎月の家賃15万円のうち、45,000円を経費として計上できます。
2.年間で計算する場合
経費計上額を年間で計算したい場合は、月額を12ヶ月分掛け合わせます。
この場合の計算式は以下の通りです。
月額経費 × 12ヶ月 = 年間経費
↓
45,000円 × 12ヶ月 = 540,000円
つまり、年間で計算すると、54万円を経費として申告することが可能です。
しかし、リビングやダイニングなどの共用スペースを部分的に業務で使用している場合、その割合を加味することもできます。
また、家賃だけでなく、水道光熱費やインターネット代も按分して経費化できるので、合わせて検討するとよいでしょう。
賃貸ではなく持ち家の場合はどうなる?
では、賃貸ではなく持ち家の場合、按分計算はどうなるのでしょうか?
持ち家の場合も、業務で使用している部分について経費として計上することは可能ですが、計算方法や対象となる費用に違いがあります。
持ち家の場合、家賃が発生しないため、経費として計上できるのは以下の費用です。
- 固定資産税
- 住宅ローン利息(元本部分は経費になりません)
- 火災保険料
- 修繕費(業務に使用する部分の修繕が対象)
- 減価償却費(建物部分の価値を一定期間で按分して計上)
特に重要なのが「減価償却費」です。
減価償却とは、建物の購入費用を法定耐用年数に基づいて、毎年少しずつ経費化する手法です。
持ち家の建物部分の費用が減価償却費として計上できるため、業務使用割合に応じて按分しましょう。
税務署から調査されることはある?
フリーランスエンジニアが最も回避したいリスクの一つが「税務調査」です。
税務調査を受けると、自身の税申告を証明するさまざまな書類の提出が求められ、税務署に対して合理的な説明をしなければなりません。
多くの時間を費やすことになりますし、何より精神的にかなりキツいです。
では、家賃按分の比率によって税務署から調査を受けることはあるのでしょうか?
疑わしい場合は調査を受ける可能性がある
結論からいうと、家賃按分の比率次第では、税務調査を受けることもあります。
ただし、これはかなり悪質性が高いと判断された場合に限ります。
例えば、以下のようなケースに該当すると疑われる可能性が高いです。
- 家賃の50%以上を経費として申告するなど、実態と乖離しているとみなされる場合
- 業務使用割合の算出方法が説明できない、あるいは具体的な裏付け資料がない場合
- 家賃だけでなく、水道光熱費や通信費なども含めて、過剰に経費計上していると疑われる場合
税務署は、確定申告で提出された経費内容や按分割合を基に「妥当性」を判断します。
そのため、経費の根拠が合理的であり、説明が可能であれば、税務調査を受けることはほとんどありません。
経費にした根拠を用意しておく
家賃按分で経費を計上する際には、その按分方法が合理的であることを示す根拠を用意しておくことが重要です。
税務署から調査を受けた場合に、この根拠を示せるかどうかが大きなポイントとなります。
ただし、根拠は床面積と作業時間をもとに算出したケースでそれぞれ異なります。
床面積から経費を算出した場合
床面積を基準に経費を算出した場合、以下のような資料やデータを根拠として用意しておく必要があります。
- 間取り図または住宅図面:住居全体の床面積を示すために、賃貸契約書や不動産会社が提供する間取り図を準備します。
- 業務専用スペースの面積の説明:どの部屋またはエリアを業務に使っているかを具体的に示します。例えば、「自室のデスク周辺5㎡を使用」など。
- 計算の詳細:全体面積と業務使用面積、割合計算の結果を記録しておきます。税務署に「どのように按分率を決めたのか」を説明するための資料として役立ちます。
作業時間から経費を算出した場合
作業時間を基準に経費を算出する場合、日々の業務状況を記録することが大切です。以下のような資料を用意するとよいでしょう。
- タイムシートや作業ログ:1日のうち何時間を業務に使用しているかを記録したもの。業務専用のアプリやExcelで作成することも可能。
- 業務スケジュールや記録ノート:作業時間や業務内容を記載した簡単なメモでも、有効な根拠となります。例えば、「平日は8時間仕事に集中している」といった具体的な内容。
- 業務時間の割合計算の詳細:1日の総時間に対して業務時間が何%かを計算し、その割合に基づいて按分した金額を明示します。
このように、床面積を基準にした場合は「物理的な使用状況」を示す資料を、作業時間を基準にした場合は「時間的な使用状況」を示す記録を準備しておくことがポイントです。
家賃を経費にする際の注意点
ここまで解説してきたように、家賃按分の合理性が欠けていると、税務調査の可能性が高まります。
では、フリーランスエンジニアが家賃を経費として計上する場合、その他にも気をつけるべき点はあるのでしょうか?
ここでは、家賃を経費にする際の注意点を2つご紹介します。
敷金や保証金は経費に計上できない
フリーランスエンジニアが賃貸物件の家賃を経費として計上する場合、敷金や保証金については注意が必要です。
敷金や保証金は賃貸契約の際に一時的に預けるお金であり、通常は退去時に返還されるため「資産」として扱われます。
そのため、支払った時点では経費として計上できません。ただし、退去時に敷金や保証金が一部差し引かれる場合は例外です。
この場合、差し引かれた金額が「原状回復費用」などの名目で事業に関連していれば、その分を経費として計上できます。
そのためには、領収書や明細書を保管し、どのような理由で差し引かれたかを明確にしておく必要があります。
また、敷金や保証金に関連する費用の中でも、「礼金」や「仲介手数料」のように返還されない費用については、契約時点で経費として計上できます。
これらは一時的な支払いではありますが、事業に直接関係する支出とみなされるからです。
青色申告と白色申告で規定が異なる
青色申告 | 白色申告 | |
家事按分の条件 | 按分割合が合理的なら認められる | 事業使用割合が50%以上の場合のみ |
帳簿の要件 | 複式簿記(最大65万円控除の場合) | 単式簿記 |
特典 | 特別控除、赤字繰越、専従者給与の経費計上が可能 | 特典なし |
経理負担 | 高い(詳細な記帳が必要) | 低い(簡易な記帳で済む) |
家賃を経費として計上する際の基本的な取り扱いは、青色申告と白色申告で共通しています。
両方とも、自宅兼事務所の家賃について、業務で使用している部分のみを経費にできます。
ただし、青色申告と白色申告では規定が若干違うので注意が必要です。
<青色申告の場合>
- 按分割合に特別な制約はなく、業務使用部分を合理的に算出できれば経費として認められます。
- 家事按分(事業とプライベートを兼ねる費用)についても、業務使用割合に基づき柔軟に計上可能です。
<白色申告の場合>
- 家事按分の条件が厳しく設定されており、事業使用部分が全体の50%を超える場合にのみ経費として認められます。
- 事業使用割合が少ない場合、家賃の経費計上ができない可能性もあります。
したがって、経費を多く計上して節税したい場合は、青色申告を選択するのがおすすめです。
経理の負担を軽くしたい場合や、家事按分割合が50%未満の場合は、白色申告が適しています。
家賃と同じく按分ができる経費
フリーランスエンジニアが家賃按分をして、確定申告の際に経費計上する場合、以下の経費も同様に按分できます。
- 電気代
- 水道代
- ガス代
- 通信費
- 車関連の費用
上記を経費として計上しないのは、少々もったいないので経費として計上することを強くおすすめします。
電気代
電気代は、パソコンやプリンター、照明、空調設備など、業務に必要な機器や環境を維持するために使われるエネルギー費用であり、事業運営に直接関係しています。
そのため、業務使用部分に相当する金額は経費として妥当です。
按分する際は、業務で使用する機器の電力消費量や業務スペースの電気使用状況をもとに計算するのが一般的です。
例えば、自宅全体の電気使用量のうち、業務スペースで消費している部分が全体の15%程度であれば、その割合を経費として計上します。
また、パソコンやプリンターを1日8時間程度使っている場合、その時間に基づいて按分する方法も合理的とされます。
水道代
水道代は、業務中に必要となる飲料水の補充や手洗い、業務スペースの清掃などに使われる費用であり、事業に関連する部分が経費として認められます。
水道代の按分は、業務中にどの程度水を使用しているかを考慮することで行います。
例えば、1日中在宅で仕事をしている場合には、飲料水の利用やトイレの使用、業務スペースの掃除などにかかる水道使用量を推定し、全体の使用量の中から合理的な割合を割り出して計上しましょう。
ガス代
ガス代は、業務時間中に空調や給湯設備を利用する際にかかる費用が該当します。
特に寒冷地では暖房用のガス利用が業務環境の維持に必要となる場合も多く、事業関連の費用として認められるのが一般的です。
ガス代を按分する際には、業務時間中に使用する暖房や給湯設備の使用量を基に考えるとよいでしょう。
例えば、自宅で仕事をする際に暖房をつける時間が1日の中で8時間程度の場合、その時間に応じてガス使用量を計算し、全体の中から業務使用分を割り出します。
寒冷地や冬場では使用量が増えるため、季節ごとに調整することも重要です。
通信費
通信費(インターネットや電話料金)は、クライアントとの連絡、オンライン会議、メールのやり取り、調査活動など、業務に直結する支出であり、事業運営に欠かせないため経費として認められます。
通信費を按分する際には、業務で利用している時間やデータ使用量を基準にしましょう。
例えば、インターネットを1日のうち12時間利用しており、そのうち8時間が業務関連である場合、使用割合は約67%と計算できます。
また、業務専用の電話回線やインターネット回線がある場合は、その費用も全額経費として計上することが可能です。
車関連の費用
車両を業務に使用する場合、ガソリン代、保険料、駐車場代、メンテナンス費用などは、事業遂行に必要な支出として経費に計上できます。
車関連の費用を按分する際には、業務で使用した走行距離を基準に計算しましょう。
例えば、1ヶ月の総走行距離が1,000kmで、そのうち600kmを業務で使用している場合、全体の60%を経費として計上できます。
また、業務専用車の場合は全額経費にできる一方で、プライベートと兼用する場合には、使用記録を詳細に管理し、業務使用割合を明確にする必要があります。
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まとめ
本記事では、フリーランスエンジニアが家賃を経費として計上する方法について、基本的な条件や按分計算の方法、具体例、注意点、そして家賃以外で按分できる経費までを詳しく解説しました。
家賃を経費として認められるためには、業務で使用している部分のみを合理的に按分し、その根拠を明確に示すことが重要です。
また、賃貸と持ち家での扱いの違いや青色申告・白色申告での規定の違いにも留意する必要があります。
ただし、今後も税務署の調査体制や経費に対する基準が変わる可能性があります。
フリーランスとして安定した事業運営を続けるためには、税制改正や最新の情報にアンテナを張り、適切な方法で確定申告を行う姿勢が必要です。
「エンジニアスタイルマガジン」では、今後もこういったフリーランスエンジニアにとって役立つ最新情報を随時お届けいたします。
それでは、また別の記事でお会いしましょう。今回も最後までお読みいただきありがとうございました!
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