【2023年最新】フリーランスエンジニアが経費にできるものと損しないための知識

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フリーランスエンジニアは経費にしておきたい項目とは

確定申告の際、どこまで経費に計上していいか判断するのが難しいです。事前に把握しておかなければ、大きな損をするかもしれません。そこで、フリーランスエンジニアが経費にしておきたい項目について、具体例と共にご紹介していきたいと思います。

家賃

事務所を自宅とは別に借りている場合、家賃は全て経費に計上できます。自宅兼事務所の場合は、「家事按分」という方法で一部経費に計上可能です。家事按分とは、事業とプライベートの支出が混ざっている支出から、事業で使用した分だけ経費として計上することを言います。

家事按分の計算方法は、まず総床面積のうち事業に使用している面積の割合を算出してください。支払っている家賃にその割合を乗じた額が、経費として計上できます。

例えば、50㎡の物件で10㎡の部屋を事業で使用している場合、総床面積の20%です。この物件の家賃が10万円なら、2万円を経費として計上できます。

水道光熱費

水道光熱費は、水道代・電気代・ガス代が該当します。

電気代は、前述の家賃費と同じく家事按分が可能です。計算方法は、まず1日のうち何時間仕事をしたか割合を算出してください。支払っている電気代にその割合を乗じた額が、経費として計上できます。

水道代・ガス代は、電気代のような家事按分が認められません。水道代の内訳は、お手洗い・キッチン・お風呂・洗濯の4つで、それぞれ20％前後の割合になっています。この中で、業務に関係あるのは業務中のお手洗いのみです。そのため、水道代は20%未満が妥当ということになります。ガス代の内訳は人によって異なりますが、給湯器やキッチンのコンロといったところでしょう。そのため、基本的にガス代は経費として認められません。

消耗品費

仕事で使用する備品のうち、耐用年数が1年未満または価格が10万円未満のものは、消耗品費として計上可能です。例えば、名刺や帳票などが該当します。

消耗品費と混同しがちなのが、雑費です。雑費は少額かつ使用頻度が低いもの、一時的に発生した経費が分類され、ゴミ処理代やクリーニング代などが該当します。

その物品や経費が、日常的に必要なものかどうかで判断しましょう。

旅費・交通費

オフィス以外で業務をする際にかかった交通費や宿泊費は、経費として計上可能です。交通費は電車やバス、タクシーの乗車費だけでなく、有料道路の料金や駐車場代も該当します。

とくに交通費は後で見返したときに分かりにくいため、目的・行き先・交通手段をしっかり記録しておきましょう。また、電車やバスなどの公共機関を利用した場合、領収書が発行されないこともあります。その場合は、領収書代わりに出金伝票を作成しておいてください。

事務用品費

消耗品に分類されるもののうち、文房具に関しては事務用品として分類できます。ルール上、どちらの科目で計上しても問題ありません。ただ、文房具は使用頻度が高いため、事務用品費として計上しておくことをおすすめします。ほかの消耗品と区別できるため、経費を管理しやすいです。

接待交際費

取引先との打ち合わせにかかった食事代や、付き合いで参加した食事会の費用などは、接待交際費として計上できます。ただし、相手が取引先だった場合でも、プライベートな内容にかかった費用は計上できません。接待交際費で不正を行う人が多いため、あまり大きな額を計上すると怪しまれます。

通信費

電話代やインターネット料金、宅配にかかった費用は、通信費に計上可能です。宅配にかかった費用は、発送料・切手代・書留代などが該当します。また、インターネットに必要なプロバイダーやサーバーにかかった費用も、通信費として計上してください。

ただし、電話はプライベートでも使用するため、利用時間をもとに家事按分する必要があります。

外注費

業務の一部をほかの会社やフリーランスに外注した場合は、その際に支払う報酬を外注費として計上可能です。フリーランスエンジニアの場合、自分の専門外の部分を外注することがよくあります。

ただし、外注の内容が源泉徴収の対象外のものもあるため、事前に調べておきましょう。誤って処理すると、税務署から追微課税の命令を受ける場合もあります。

冠婚葬祭費

取引先の冠婚葬祭なら、香典やご祝儀を経費として計上できます。友人と協業している場合は、送る相手と事業に関係のある間柄かを判断基準にしてください。

ただし、あまりにも高額な香典やご祝儀は、給与や贈与とみなされます。その場合、受け取った側に所得税や贈与税が発生するため、注意が必要です。

新聞図書費

新聞図書費とは、新聞や書籍、雑誌などの図書にかかった経費のことです。書籍そのものを購入せず、電子書籍やメールマガジンを購入、有料情報サイトに登録した場合も経費に該当します。

ただし、容認されるのは事業に関係する研究・調査として必要な図書のみです。

業務に関係のない雑誌や漫画は認められません。

フリーランスエンジニアの場合、技術書を購入する機会がよくあるため、経費として計上しましょう。

減価償却費

減価償却とは、価格が10万円以上するものを購入した際、その代金を分割して少しずつ計上することです。自動車やパソコン、応接セットなどを購入した際は、減価償却を利用することになるでしょう。

なぜ減価償却するかというと、例えばパン屋さんが500万円のパンを焼く機械を購入したとします。それを減価償却せずに500万円の経費として計上すると、仮にその年が黒字だったとしても、赤字になるかもしれません。赤字とみなされると、銀行の融資を受け取れなくなる可能性もあります。減価償却すれば、1年ごとの利益を正確に管理することが可能です。

耐用年数はパソコンが5年、自動車が6年など、それぞれ決まりがあるのでチェックしておいてください。

租税公課

租税は国や地方公共団体に納める税金のことで、法人税・住民税以外にかかる税金です。公課は、国や地方公共団体に支払う交付金・組合費・会費などのことを言います。2つの費用を合わせて租税公課と呼び、経費として計上可能です。

フリーランスエンジニアは、業務で契約書が必要になります。この契約書は公的な書類のため、発行にかかった手数料は経費として計上しましょう。ほかにも、オフィスの固定資産税や自動車税も該当するため、要チェックです。ただし、所有者が事業者本人でない場合は認められません。

広告宣伝費

広告は、商品やサービスを宣伝するために必要なため、経費として計上可能です。CMや新聞への掲載だけでなく、パンフレットやホームページ、ダイレクトメールなどの制作費も該当します。

フリーランスエンジニアで言うと、名刺にかかった制作費は広告宣伝費になるため、忘れず計上しましょう。

フリーランスはどれほどの経費率を維持すべき？

経費率の計算方法

経費率とは、売上に対する経費の割合のことです。経費率＝経費÷収入で計算できます。

経費率の目安は、事業内容によってさまざまです。フリーランスエンジニアは、一般的には収入の50％が経費率の目安になっています。

また、フリーランス全体で言うと、経費率30〜40%がおおよその目安です。経費率が60%を超えると、税務署のチェックが入ると言われています。ただし、あくまで目安なので、自分でしっかり管理していれば問題ありません。

フリーランスエンジニア案件一覧を見る

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フリーランスエンジニアが経費精算をする際に注意しておきたい点

経費精算は、1年分の経費をまとめて計算する作業です。そのため、大切なポイントを押さえておかなければ、取り返しがつきません。そこで、フリーランスエンジニアが経費精算をする際に注意しておきたい点について、いくつかご紹介していきたいと思います。

経費計上できないものを把握しておく

経費計上できないものを把握しておくことは、経費精算する上で重要なポイントです。これを押さえておけば、スムーズに精算が進みます。また、非常識な節税をすれば、確定申告の際に目をつけられる可能性があるため、注意が必要です。そこで、経費計上できないものをいくつかご紹介したいと思います。

プライベート費用

当然ですが、家族や友人との飲食代はプライベートでかかった費用のため、経費に計上できません。食事をした相手が取引先など事業に関係のある相手の場合は、計上可能です。うっかり混同しないためにも、領収書で管理しましょう。

健康診断のオプション料金

残念ながら、フリーランスは健康診断にかかった費用を経費として計上できません。医療費控除の対象にすることも不可能です。この点が、会社に勤めている場合との大きな違いになります。

所得税や住民税などの税金

所得税や住民税などの税金は、フリーランスエンジニアの事業とは関係なく払う義務があります。業務で発生する費用ではないため、経費として計上できません。

領収書は宛名を記載してもらった上で必ず保管する

業務に必要なものを購入した際は、領収書をもらいましょう。フリーランスエンジニアの場合、レシートを領収証として扱うことが容認されています。しかし、いつどこで何を購入したか分かりやすいため、領収書がおすすめです。

領収書の場合、宛名を記載してもらった上で必ず保管してください。ほかにも、購入した物品やサービスの内容・購入金額・支払った日付も記載されているかチェックし、不備があれば書いてもらいましょう。領収書は、正しく経費を計上した証拠になります。青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間保存しておいてください。

もし領収書を紛失した場合は、内容を忘れないうちに出金伝票を発行すれば大丈夫です。

売上と経費のバランス（経費率）に注意する

個人差はあって当然ですが、あまりに経費が多い場合、税務署からチェックが入ります。ほかの同業者との差が大きいと、不自然なので目立つでしょう。もちろん、不正を行っていないのであれば、たとえチェックが入ったとしても証拠があれば問題ありません。

フリーランスエンジニアにオススメできるフリーランスエージェント

フリーランスをターゲットにしたエージェントは種類豊富にあるため、どれを利用するべきか迷いますよね。中には、案件の紹介だけでなく、税金対策等のサポートも行っているエージェントもあります。フリーランスエンジニアにオススメできるフリーランスエージェントについて、いくつかご紹介していきたいと思います。

ITプロパートナーズ

ITプロパートナーズは、週2、3日から働ける案件が多数揃っています。これは、ほかのエージェントではあまり見かけられません。ほかにも、リモートワークなどの柔軟に働ける案件が充実しています。そのため、フリーランスエンジニアを副業にしたい方にとくにおすすめのエージェントです。

また、仲介会社を挟まずに直接クライアントと契約しているため、高単価な案件が多数揃っています。

ITプロパートナーズ(ITPRO PARTNERS)

Midworks

Midworksは、IT系フリーランスエージェントのランキングで、エンジニアから3年連続1位に選ばれています。どのエージェントにするか迷っている方は、まずはMidworksを検討してはいかがでしょうか。ほかにも、案件充実度の高さ・価格満足度の高さにおいても、IT系フリーランスエージェントのランキングで3年連続1位を獲得しています。

Midworksは正社員同様の保障を受けられる点が、大きな魅力です。例えば、交通費支給・参画外期間の給与保証保険料負担・書籍代支給などが挙げられます。希望のキャリアを築くための勉強会なども行われるため、フリーランスエンジニアとして独立したい方にとくにおすすめのエージェントです。

Midworks（ミッドワークス）

テックビズフリーランス

テックビズフリーランスは、ミドル層エンジニアに最も寄り添ったエージェントと言えます。独立を検討している段階から、キャリアプランの相談が時間帯問わず可能です。業務時間後や土日でも対応しているため、日々の仕事で忙しい方にとくにおすすめのエージェントです。

また、日々の記帳代行から確定申告まで、税理士に実質無料でサポートしてもらえます。慣れない作業に手間取る時間が短縮されるため、本業に集中できるでしょう。

テックビズフリーランス

フリーランスポート（Freelance Port）

フリーランスポートは、担当者が営業活動・単価交渉・契約書類の手続きなどの支援を担います。

また、収入を得るための媒体や、働く仲間同士のチーム作りなど、新たな繋がりも積極的にプロデュース可能です。上質なフリーランスコミュニティに参加したい方に、とくにおすすめのエージェントと言えます。他のフリーランスへのマネジメントやコーチングをし、案件以外にも収入源を作ることも可能です。

フリーランスポート（Freelance Port）

TECH STOCK

TECH STOCKは、案件紹介だけでなく、コンサルティングの実績もあります。そのため、発注企業との信頼関係が強く、場合によっては直接発注を受けることも可能です。

また、会員限定の福利厚生サービスが充実しています。内容は、継続的な高収入案件の提供・会計や家事代行などのライフスキルアップサポート・税務関連のお悩みサポートが主なサービスです。フリーランスにおける福利厚生に不安を感じている方に、とくにおすすめのエージェントと言えます。

TechStock

まとめ

いかがでしたでしょうか？フリーランスエンジニアが経費にできるものと損しないための知識についてご紹介しました。今現在フリーランスエンジニアの方、これからフリーランスエンジニアを目指す方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. フリーランスエンジニアは、経費計上できるものとできないものを把握しておく必要がある
2. フリーランスエンジニアの経費率の目安は収入の50%
3. フリーランスエンジニアは、自分に合ったフリーランスエージェントを選ぶことが大切

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