フリーランスエンジニアは知っておきたい請求書発行の基礎と役割。テンプレートも合わせて紹介

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そもそもなぜ請求書が必要なのか

ここからはフリーランスエンジニアが、請求書を作成する必要性についてご紹介していきます。

前提として請求書の作成に関しての法的義務はありません。

ですが、請求書を作っておくことで、得られる利点もあり、実際に請求書を作成しているフリーランスエンジニアの方も多いです。

フリーランスエンジニアは、請求書を作成する必要性について、しっかりと理解しておきましょう。

クライアントとの金銭トラブルを防止してくれる

請求書を作っておくことで、金銭面で取引先との認識を書面で共有できるため、トラブル防止に役立ちます。

請求書は納品物、成果物に対しての報酬金額や支払い期日を証明する書類です。

金銭的なトラブルが起きると、ときには裁判事に発展することもあり、解決に時間がかかったり、負担がかかったりしてしまうケースも少なくありません。

どちらにせよ、取引先との心証が悪くなってしまうのは、フリーランスエンジニアにとっては避けたいです。

取引先との、契約に関する認識のズレをなくす目的としても、請求書は役立ちます。

自分自身の会計管理としても活用できる

個人事業主として年間で48万円以上の事業所得があるフリーランスの場合、確定申告を行う必要があります。

そのため、事業所得や経費に関しても自分自身で全て管理しなくてはいけません。

事業所得を証明するために、請求書は証明書として有効な書類となります。

請求書を保管しておくことで、取引先からいつ、どの程度の報酬があったのかを後から見直すことできるため、確定申告などの会計管理に役立てることができます。

フリーランスエンジニアが請求書に記載しておきたい事項とは

フリーランスエンジニアは、請求書を自分自身で作成しなくてはなりません。

とはいえ、請求書を作る機会がない人にとっては、なにを書けばよいのか分からない方も多いのではないでしょうか。

請求書にはどのようなことを記載する必要があるのでしょう。

ここから、請求書に記載すべき項目や内容を紹介していきます。

書類作成者の氏名・屋号・名称

書類作成者の情報や、連絡先を記載します。

氏名、郵便番号、住所、電話番号を記載するのが一般的です。

押印についての法的義務はないため、なくても正式な書類として認められます。

しかし、押印がない請求書を認めない企業もあるため、電子印鑑や、印刷後に押印しておくと確実です。

取引年月日の記載

請求対象となる期間を明確にするために、取引年月日を記載します。

1ヶ月単位で報酬を請求する掛売方式の場合、請求書を取引先へと送付するタイミングは、実際に活動していたタイミングよりも後になることが多いです。

そのため、どの期間に対しての請求書なのかが不明瞭になることを防ぐ意味で、取引年月日を忘れずに記載しておきます。

取引内容

請求に関わる作業内容や、サービスを記載します。

フリーランスエンジニアの場合、「業務委託費」として一括して記載する方法や、「システム設計」や「Webシステム構築」のように、詳細な業務内容を記載する場合もあります。

記載内容の粒度については、取引先から指示があれば、それに従いましょう。

数量や詳細内容など、必要に応じて項目を増やしても問題ありません。

提供サービスに対して、品目ごとに、どの程度の価格を請求するのかを明確にしておきましょう。

消費税は別で記載

請求金額には、消費税の内訳が把握できるように、分けて記載します。

また、消費税については、軽減税率の対象とならない品目(10%)と、対象となる品目(8%)があるため、どの税率が対象なのかも明確にしておきます。

請求書の書き方としては、小計、消費税（〇%）、合計と並べて記載するのが一般的です。

小計には税抜き金額、合計には小計と消費税を合算した金額を記載します。

請求書の提出先事業者の氏名・名称

請求書の送付先となる、会社や個人名称を記載します。

宛名の書き方については、提出先の会社や担当部署により定められている場合があるため、迷ったときは事前に確認しておきましょう。

また、提出先が会社名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」を使用します。

発行日

一般的に、取引先が個人の場合は、請求書の発行日を記載し、企業宛ての場合は、その企業の締め日を記載します。

取引先が企業である場合は、発行日を基準に入金処理を行う企業が多いため、発行日が企業の締め日を過ぎた日付となっていると、それだけ入金処理が遅れてしまう可能性があります。

たとえば、9月分の稼働に対しての請求書を、10月に取引先企業に送る場合、取引先企業の締め日が「毎月20日」であれば、発行日は10月20日となり、取引先企業の締め日が「月末」であれば、発行日は10月31日となります。

支払い期限

取引先との間で交わした、支払い期限日を記載します。

支払い遅延などのトラブル防止のために、特に理由がない限りは記載するようにしましょう。

振込先

振込先となる金融機関情報を記載します。

振込をしてもらう銀行口座の情報として、支店名、銀行名、口座名義、口座番号を正確に記載しましょう。

振込手数料を負担してもらう場合には、その旨のメッセージを記載しておくと親切です。

備考欄

取引内容について、補足して伝えたいことがある場合に記載します。

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フリーランスエンジニアが請求書を作成する際に工夫・注意しておきたいこと

ここからは、請求書を作成する際に工夫すべき点や、注意点を見ていきましょう。

請求書番号をつける

請求書番号の記載は必須ではありませんが、請求書発行時には記載しておくのがオススメです。

それぞれの請求書に請求書番号を付与しておくことで、請求書の管理がしやすくなり、会計処理や再発行を求められたときに、すぐに対応できる利点があります。

請求書番号の決め方については、法的なルールや決まりはありません。

フリーランス自身が請求書を管理するために利用する番号なので、自由に番号やルールを決めることができます。

取引先ごとに数字を割り振る方法や、取引日時を請求書番号に使用している方も多いです。

管理しやすいように、独自のルールを決めておきましょう。

源泉徴収される場合は金額を明記

取引先の事業形態や取引内容によっては、源泉徴収税が差し引かれた報酬が支払われる場合があります。

その場合は、源泉徴収税額を記載する項目を別途設けて、金額を明記するようにしましょう。

源泉徴収税額を分けて記載しておくことで、自身の確定申告時に判別しやすくなるため、計算をし直す手間がなくなり便利です。

請求書はPDFで送付する

特に取引先からの指定がない場合は、請求書はPDF形式で送付するのが通例です。

Excelなどで作成した場合でも、改ざんのされにくいPDFファイルに変換して送付することで、トラブル防止に役立ちます。

ただ、PDFでも、取引先企業によっては押印が求められる場合があるので、注意が必要です。

基本的に電子書類の場合、押印はなくても法的効力を持つため、正式な書類として扱われます。

ですが、押印がない書類は受け取ることができないという会社もあるため、押印の必要があるのか、ないのかについては、事前に確認しておくと安心です。

フリーランスエンジニアが契約時点で請求周りでクライアントと擦り合わせるべき事項とは

フリーランスエンジニアの場合、請求に関する事柄については、可能な限り契約時に明確にしておくようにしましょう。

請求周りの内容については、細かい部分になると、つい曖昧になってしまうこともあります。

契約時に、しっかりと確認しておかないと、無駄な出費を負担してしまったり、認識の違いによるトラブルに発展してしまったりすることもあります。

取引先との関係を崩さないためにも、契約時に確認しておくべきポイントについて、事前に把握しておきましょう。

消費税も請求して良いか

取引先と報酬取り決めのときには、消費税込みなのか、消費税抜きなのかについて、明確にしきましょう。

消費税については、フリーランスとして活動して得た報酬にも適用されるため、請求時には忘れずに確認しておく必要があります。

取引先によっては、消費税分を差し引かれるような交渉がされる場合もありますが、消費税は請求して良いものなので、妥協してはいけません。

消費税込みなのか、そうでないかによって、受け取れる報酬に影響するため、消費税の値引き交渉をされたとしても、安易に応じないようにすることが大事です。

単価交渉

取引先クライアントに対して、単価交渉を行う場合は、契約時点で行いましょう。

契約時には、作業内容や契約期間などのすり合わせを行うため、単価交渉を行う適切なタイミングと言えます。

契約単価についても、契約時に提示があるはずなので、もし想定よりも低い単価だった場合は、単価交渉を行いましょう。

フリーランスエンジニアが安定した収入を得るためには、単価交渉はとても重要です。

自身の持つスキル、経歴、価値と見比べて、それに見合った単価が提示されているか、しっかりと見極めて、適切な交渉を行いましょう。

フリーランスエンジニアの単価交渉についてはこちらの記事もご覧ください。

交通費の上限額

交通費の請求が認められている取引先の場合は、交通費の上限額について確認しておきましょう。

もし、交通費の上限額を知らずにいると、過剰に交通費を負担しなくてはならない状態になることもあります。

また、交通費の請求に関しては、取引先からの合意がなければ、請求できない場合がほとんどです。

お互いの同意がない状態で、交通費を請求してしまうと、請求書の指し戻しになり、両者ともにやり取りを増やしてしまう原因になるため、事前に確認しておきましょう。

交通費を請求書に含める場合は、トラブル回避のためにも交通機関利用時の証明書も同時に控えておくようにしておくのが無難です。

取引先によっては、交通機関を利用した証明の提出を求められる場合があります。

振込手数料は事前に確認

交渉時には、報酬の振込手数料をどちらが負担するのか、についても認識合わせをしておきましょう。

法律上は、請求書を受領した側が振込手数料を負担するように奨励されているため、特に指定がない場合は、取引先に負担してもらう形が一般的です。

ただ、どちらが負担をするのかについては、修正可能なため、取引先からの申し出があれば、請求者が振込手数料を負担する形になることも認められています。

後からトラブルにならないためにも、振込手数料をどちらが負担するかについては、取引先とのあいだで契約時点に明確にしておきましょう。

提出方法

請求書の提出方法に関して、紙なのか、データのみで問題ないのかも確認しておきましょう。

紙であれば郵送となり、電子データであればPDFファイルでの送付が通例です。

宛先や送付先住所、電子データの送付であれば、送付先メールアドレスの確認なども、同時にしておくと、請求書を送付するときに迷わずに済みます。

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オススメな請求書テンプレート

請求書を作成するときは、テンプレートが用意されている請求書ソフトを利用することがオススメです。

ここからは、請求書テンプレートが利用出来るソフトをいくつか紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

請求書ソフトを利用することで、請求書作成にかかる手間やコストを削減することができます。

それぞれのソフトの特性を理解しつつ、フリーランス自身の労働スタイルに合ったソフトを利用することが重要です。

MFクラウド

MF（マネーフォワード）クラウド請求書は、株式会社マネーフォワードが運用している請求書ソフトです。

飲食店や小売店、IT企業など幅広い業種、業界に対応しており、多くのユーザーに利用されています。

MFクラウド請求書は、同社が運用している「クラウド会計」や「クラウド確定申告」と連携が可能で、請求書データを自動で同期させることができるのが特徴です。

また、請求書のメール送信や郵送機能も備わっているため、請求書を送付する手間を削減できる点もポイントです。

https://biz.moneyforward.com/invoice/

Misoca

Misocaはシンプルな操作で、見栄えの良い請求書を簡単に作成できる請求書ソフトです。

請求書の自動作成予約機能も備わっており、指定日付に、あらかじめ設定した請求書を自動発行することができるため、何枚も請求書を作成しなければいけない方にとっては、うってつけのソフトです。

また、初回有料プラン登録時に、初年度の利用料金が無料になる初年度無償を実施していることもあり、お試しで有料登録してみたいという方にもオススメです。

無料プランでも、月に5通まで請求書の作成が可能なので、請求書を頻繁に作成しない方であれば、問題なく利用できるでしょう。

また、Misocaでは、電話、メール、チャットによるサポートを受けることができるため、請求書の作成に慣れていない方でも、安心して利用ができるのも魅力です。

https://www.misoca.jp/

Square

Squareは、無料プランでも多くの機能が利用できる請求書ソフトです。

Squareから送付する請求書には、支払い機能が付いているため、取引先の支払い処理に対する負荷を減らすことができます。

取引先からの支払い状況についても、リアルタイムで確認することができるため、未払い金の確認も簡単に行うことができ、確認漏れを防ぐことにもつながります。

ただ、請求書の送付はメールのみに対応しているため、PDF出力や、郵送サービスなどが利用できない点は注意が必要です。

https://squareup.com/jp/ja/invoices

みんなのExcelテンプレート

みんなのExcelテンプレートでは、テンプレート数は少ないものの、シンプルで使いやすいテンプレートをダウンロードできます。

記入項目が必要最低限に絞られているため、幅広い用途で利用しやすい点が特徴です。

請求書の他、見積書や納品書などで使えるテンプレートも利用できるため、活用できる場面が多いでしょう。

http://all-excel.net/

bizocean – 書式の王様

bizoceanでは、400種類以上、3万点以上のビジネステンプレートが用意されているため、請求書のほか、多くの用途で利用することができます。

種類が豊富にあるため、取引先企業や作業内容に合わせたテンプレートを選ぶことが可能です。

また、bizoceanでは、ビジネス書式の書き方のコツなどについて書かれた記事やコラムが公開されており、テンプレ―トの利用に役立てることができます。

https://www.bizocean.jp/doc/

まとめ

今回は、フリーランスエンジニア向けに、以下の内容を中心に紹介してきました。

1. フリーランスエンジニアは、なぜ請求書発行する必要があるのか
2. フリーランスエンジニアが、請求書に記載する必要がある項目
3. フリーランスエンジニアが、契約時に請求周りで確認すべき事項

請求書の発行は義務ではありませんが、個人で活動するフリーランスエンジニアにとっては、作成することで多くの利点があるため、特に理由がない場合は作っておいた方がよいのです。

請求書ソフトやテンプレートを使うことで、発行にかかる手間を削減もできるため、ぜひとも活用して請求書作成にお役立てください。

本記事の内容が、フリーランスエンジニアとして活動している多くの方にとって、参考になっていただければ幸いです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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