フリーランスが絶対に押さえておくべき経費管理方法と実は経費にできるもの

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フリーランスに必要な経費管理で知っておくべき計算式

フリーランスとして仕事をしていく際に、切っても切り離せないのが「経費精算」です。

基本的には経費管理ソフトなどを用いて処理されることが多いため、あまり意識はされないかもしれませんが、確実に理解しておくべき計算式があります。

• 「売上(収入)」－「経費(支出)」＝「損益」
• 「損益」－「控除」＝「所得」
• 「所得」Ｘ「税率」＝「税額」

上記における「損益」とは、売上から支出を引いたものです。支出は支払った金額のことで、経費も含まれます。

当然ですが、損益がマイナスであれば赤字でプラスであれば黒字となります。

「所得」は「損益」から控除を引いたもので、控除の金額が大きければ大きいほど「税額」を小さくすることができます。

したがって、節税をしていきたいと考えられている方は「損益を小さくする」もしくは「控除を最大化する」ことが重要になってきます。

損益を小さくするためには「売上を少なくする」か「経費を大きくする」ことが考えられますが、基本的に「売上を小さくする」のは赤字計上などで無い限り意味がない行為ですので、可能な限り「経費」を大きくすることがポイントになります。

どれだけものを「経費」として精算することができるのか、どのように計上すべきなのかを理解しておくことで節税をすることができます。

そのため、領収書などの経費精算に必要なものは必ず保管しておくことをおすすめいたします。

具体的にフリーランスが経費にできるものとは

ここからは、フリーランスが経費として処理できるものの具体例をいくつか説明していきます。

経費になるもの

これから挙げていく経費になるものとして、共通して言えることは「事業に関係があるかどうか」という点です。

当然の考え方ではありますが、フリーランスはプライベートと仕事が混同しやすい職種でもありますので、今一度注意が必要です。

開業準備金

まずは開業準備金です。開業準備金は、開業費までに掛かった費用のことです。

例えば以下のようなものがあります。

• 広告宣伝費用
• セミナーへの参加費用
• HP作成にかかった費用
• 有料ツールの利用料
• 打ち合わせ費用など

開業費として計上することができないものとしては以下が挙げられます。

• 10万円以上するもの
• 敷金礼金
• 仕入代金

仕入代金は準備金というよりも「既に事業を開始していて、仕入れを始めている」と判断されるため、準備金として計上することができません。

基本的には上記に該当するもの以外は開業費として控除を受けることができる可能性が高いため、開業前からしっかりと領収書などの管理をしておきましょう。

家賃・水道光熱費・車関連の費用

家賃や光熱費なども経費として計算することができます。

ただし、家賃は按分(あんぶん)という考え方があり、家賃のうち事業に関わる割合がどの程度あるかを考えなければいけません。およそ家賃の3~4割を計上するケースが多いようです。

ここで注意点として、家賃按分で設定した金額が「何故その金額なのか」という根拠は残しておく必要があります。

例えば、「家の面積のうち◯％は事業活動のために使用するため、家賃×◯％を経費とする」などのように、説明を求められた際に納得できるような根拠を残しておく必要があります。

車関連については、自動車購入費からガソリン代、保険代から駐車場代などを基本的には経費として計上することができます。

車関連の経費も家賃と同様に「按分」の考え方が必要になります。

事業活動の際に必要だった走行距離と、全体の走行距離の割合から設定するのが最もシンプルであると思われます。

飲食代

残念ながらここで言う飲食代は、朝食から夕食などの通常の食事のことではありません。

経費として計上できるケースとしては「売上のために必要なケース」「事業に直接関係のあるケース」です。

例えば、商談場所としてカフェを選んだ際のコーヒー代などは経費として精算することができます。

また、Wifiを使用して仕事をするためにカフェに立ち寄った際なども経費にすることができます。

これらのように仕事のために必要な飲食代は経費にできる可能性が高いため、領収書の保管と、それぞれ何のために使用したのかをメモしておくようにしましょう。

消耗品

一般的な消耗品についても経費として精算することができます。

ここで、消耗品として計上できる条件は「使用可能期間が1年未満か取得価額が10万円未満の購入費」とされております。

例えば文房具、ガソリン代、印刷用紙などが該当します。

ここで注意したいのが、「消耗品費」と「雑費」の違いです。

「消耗品費」は目に見えて消耗できるモノに対して支払う金額になります。一方で「雑費」は目に見えなくて一時的に発生する金額のことを指します。

例えば、クリーニング代やサブスクリプションサービスの費用は雑費に当たるため、それらの区分については注意をしておきましょう。

これらをすべて一緒に「雑費」としてしまうと、何にどれくらいお金を使ったのかを後で見直しをする際にブラックボックスになってしまう可能性もあります。

細かい処理にはなってしまいますが、節税のためにもしっかりと消耗品も経費として計上していきましょう。

経費にできないもの

一方で経費として精算することができないものもあります。

経費にできると思って試算していると、経費として処理できなかったということを避けるためにも覚えておきましょう。

住民税などの税金

住民税や所得税などの税金は経費とすることができません。

当たり前といえば当たり前ですが、税金は事業活動に関係なく納める義務があるためです。

事業とは関係のないもの

事業を行うにあたって関係のないプライベートな買い物などは経費として精算することができません。

フリーランスとして活動をしていると、プライベートと仕事が混同してきてしまうことも多々あるため、物品の購入などはしっかりと切り分けを行う必要があります。

とは言え、経費として精算していいかどうか微妙なものも出てくる可能性もあるため、その時は最寄りの税務署などに立ち寄って相談してみましょう。

配偶者・親族に支払う家賃・給与

生計を一緒にする配偶者や親族に対する家賃や給与の支払いは、基本的には経費にすることができません。

ただし、青色事業専従者給与・白色申告の事業専従者控除など、一定の条件を満たせば経費として計上することができるケースもあります。

みんなどうしてる？フリーランスの領収書・レシートの管理方法

続いては。フリーランスにおすすめの領収書やレシートの管理方法をご紹介いたします。

管理方法については大きく分けて二つの方法があります。

アナログで管理

１つ目の管理方法としては、PCなどを用いずに「封筒」や「ファイリング」して各月のものを保管していく方法です。

普段から手帳でスケジュールを管理している方や、身の回りのものをデジタル化していない方にはおすすめの方法です。

アナログ管理のメリットは以下になります。

1. 領収書の原本を整理された状態で管理できる

領収書を適切に管理をしていくことで、いつ何にどれくらい支払ったのかなどを細かく管理することができるため、メリットであると言えます。

一方でデメリットは以下の通りです。

1. 管理工数がかかる
2. 紙を保存するスペースが必要になる

管理工数については、例えばレシートを保管する場合は以下の内容が明記されているのか確認する必要があります。もし記載がなければ自分で記載をしておく必要があります。

• 日付
• 支払先
• 金額

上記を一つずつ手動で管理していくのはなかなか重い工数になってしまいます。

デジタル管理

続いてはデジタルで管理する方法です。

ここで言うデジタルはPCやスマートフォンなどのコンピュータを指します。

「電子帳簿保存法」によって、領収書やレシートをデータとして保管することが認められており、会計ソフトなどで保存・管理している方は多いです。

リモートワークの普及などによって、今後国がさらにペーパーレスを推進していくことを考えると、今日ではこのデジタルでの管理をおすすめいたします。

デジタル管理のメリットは以下のとおりです。

• 紙の領収書を捨てられる
• 領収書を検索で簡単に見つけられる
• 帳簿作成のための印刷紙やインクなどのコストが削減される
• 保存するスペースが必要なくなる

一方でデメリットは以下のとおりです。

• 領収書の原本を保管する習慣がなるなる
• 会計管理ソフトは有料のものが多い

ある程度原本を保管しておく習慣が無いと、まとめて精算をする際などにどこにいくら支払ったのかを振り返ることができなくなります。

デジタル管理をする際の注意点

デジタルで管理をすることは非常に便利ですが、注意点もあります。

• タイムスタンプが必要
• 検索性の確保

上記は個人ですべて解決することは難しく、それぞれに対応した会計ソフトを導入することがほぼ必須であると言えます。

会計ソフトとして代表的なものにはMFクラウドやfreeeなどがあり、機能や金額などで自分にちょうどいいものを探しておきましょう。

会計ソフトのメリット・デメリット

デジタル管理をする際には必須と言える会計ソフトについて、メリットとデメリットを簡単にまとめていきます。

まずはメリットです。

1. 計算ミスがなくなる
2. 会計作業の工数削減
3. 簿記の知識が不要

ソフトウェアで処理をするため計算ミスなどのヒューマンエラーは基本的に発生しません。

また、確定申告などの複雑な処理も非常に簡単な操作で完結することができるため、簿記の知識などはほとんど必要なくなります。

一方でデメリットは以下の通りです。

1. 費用がかかる
2. セキュリティ意識を高める必要がある
3. クラウド型ではない場合は、法改正などに対応できない

最も気になる点としては、会計ソフトを使用するためにクラウド型の場合は継続的に費用がかかるという点です。多くの場合は月額で1,000円から4,000円ほど発生する可能性があります。

また、基本的にはインターネットに接続してデータ入力を行うため、セキュリティに対する意識やリテラシが求められます。

とは言え、特別な知識は不要であり、VPNなどを介さずにフリー Wi-Fiに接続しないなどと言った基本的なセキュリティ意識を持つことで十分であると考えられます。

最後のポイントとして、インストール型の会計ソフトはアップデートを怠ると法改正がなされた場合に対応できないと言った問題も発生し得ます。

まとめると、会計ソフトを用いることで工数削減などの大きなメリットはありますが、継続的に費用が発生するなどのデメリットは一定発生します。

それらを踏まえた上で、活用するかどうか、活用するとすればどのサービスが自分に合っているかを検討していきましょう。

実は領収書は〇年とっておく必要がある

ここからは、領収書の保存期間についてまとめていきます。

領収書の保管期間については青色申告と白色申告で異なりますが、結論を言うと「どちらも7年間の保管が必要」という認識で問題ありません。

この「7年間」という期間は、「確定申告の期限日から7年間」であり、「領収書が発行された日から」ではないことに注意が必要です。

領収書の保存方法

基本は紙媒体で保存をする必要があります。

ここでの注意点は「電子取引であっても髪に印刷する必要があるが、2024年1月1日からは電子管理のみ」という点です。

今後、電子保存のみで良くなるが、2022年時点では紙での印刷が必要ということを認識しておきましょう。

ただし、「 電子帳簿保存法」によって、一定の条件を満たして電子管理をしていれば紙媒体での保管が不要になります。

大手の会計ソフトであれば、その条件を満たしていることがほとんどですので、紙での保存が必要なくなる可能性は高いです。

まとめ

本記事では、フリーランスが絶対に押さえておくべき経費管理方法について説明をしてきました。

以下がまとめになります。

フリーランスに必要な経費管理で知っておくべき計算式は以下の3つです。

1. 「売上(収入)」－「経費(支出)」＝「損益」
2. 「損益」－「控除」＝「所得」
3. 「所得」Ｘ「税率」＝「税額」

上記の式から読み取れる通り、「税額」を小さくするためには「経費」を大きくする必要があります。

続いて、具体的にフリーランスが経費にできるものとしては以下が挙げられます。

1. 開業準備金
2. 家賃・水道光熱費・車関連の費用
3. 飲食代
4. 消耗品

上記の飲食代については、事業に関係のあるもののみであるという点は注意点になります。

また、フリーランスの領収書・レシートの管理方法は以下の２つの方法があります。

1. アナログ管理
2. デジタル管理

会計ソフトを活用することで領収書の電子化や精算の効率化を行うことができるため、アナログで管理されている方やこれから管理を始めようと考えている方にとってはデジタル管理をおすすめいたします。

最後に領収書の保存期間をまとめます。

1. アナログ管理の場合は確定申告の期日から7年間紙で保管
2. デジタル管理の場合は一定の条件を満たせば紙媒体での保管不要

本記事が経費管理方法について調べているフリーランスの方にとって役に立っていれば幸いです。

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