Accessを仕事で使うメリットとは？需要と将来性についても紹介

2023.07.04(公開: 2023.07.04)

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そもそもAccessとは何か。概要とできることを紹介

Accessはデータベース管理システムとして知られ、Excelはスプレッドシートツールです。この章では、AccessとExcelの概要、それぞれの機能などの違いについて詳しく解説します。

Accessの概要

Accessは、Microsoftが提供するデータベース管理システムです。データベースは、情報を整理・管理するための仕組みであり、Accessはその中でも使いやすく強力なツールとして知られています。データベースはテーブルと呼ばれる表形式のデータで構成され、Accessを使用することでデータの追加、編集、検索、集計などが行えます。

Accessでできることとは

Accessはデータベース管理ソフトウェアで、次のことができます

データベースの作成

Accessを使って、データベースの作成ができます。データベースは、データを整理して保存するための場所です。

データの入力・編集

Accessを活用すれば、データの入力および編集が容易かつ迅速になります。フォーム機能を用いることで、ユーザーフレンドリーな入力画面を作成し、データの正確性を高めます。

また、データの一括入力や自動計算といった機能も活用可能です。さらに、Accessの強力なクエリ機能を用いれば、データ集計や計算、関連データを更新する際に編集作業を効率化できます。

データの検索・フィルタリング

Accessの使用により、データの効率的な管理が可能になります。データベースを活用し情報を整理するとともに、関連するデータを結び付け、データの冗長性を減らすことが可能です。一貫性を維持したデータ管理の中で、バックアップや復元、整合性の確保も容易に実施できるのが特長です。

データの集計・レポート作成

Accessはデータの集計とレポート作成における優れた機能を提供します。クエリ機能を活用してデータを集計すると、例えば年間の売上合計や商品別の販売数量といった重要なビジネス情報を入手できます。データベース内の情報を見やすい形式で出力するためのレポート機能もAccessの特長の一つです。加えて、カスタマイズ可能なレポートテンプレートやグラフの作成機能により、プロフェッショナルなレポート作成も難なく行えます。

Accessを活用するメリット

Accessを活用することで、以下のメリットが得られます。

データの効率的な管理

Accessを使用することで、データの効率的な管理が実現します。データベースの活用は情報の整理や、関連するデータの結びつけを可能にし、これによりデータの冗長性を減らすとともに一貫性を維持します。また、データのバックアップや復元はもちろん、データの整合性の確保も容易に行うことが可能です。

多様な操作と柔軟性

Accessは多様な操作と柔軟性を提供します。データベース内の情報を検索、フィルタリング、ソートするだけでなく、データの関連付けや集計、クロス集計など、様々な操作に対応します。さらに、AccessのマクロやVBA（Visual Basic for Applications）を活用することで、独自の処理や自動化を実現することも可能です。

データのセキュリティとアクセス制御

Accessはデータのセキュリティとアクセス制御に優れた機能を提供し、ユーザーごとのアクセス権限設定によりデータの閲覧、編集、削除などの操作を制御します。さらに、データベースのパスワード保護や暗号化といったセキュリティ機能の利用によって機密性の高いデータを保護し、不正アクセスから防御します。

AccessとExcelの違いは？

AccessとExcelは、データの管理や処理に使用されるツールですが、それぞれ異なる特徴を持っています。以下では、AccessとExcelの主な違いについて解説します。

Accessの方が取り込めるデータ量が多い

Accessは、大量のデータを効率的に処理できます。Excelは主に小規模なデータセットに向いており、数千行や数万行のデータを処理することが一般的です。一方、Accessは数百万行以上の大規模なデータを管理できます。もし、膨大なデータ量を取り扱う必要がある場合には、Accessがより適しています。

Accessの方がデータ操作が容易

Accessは、データベース管理システムとしての特徴があり、データの操作や関連付けが容易です。Accessでは、複数のテーブルを作成し、それらのテーブル間でデータの関連付けができます。これにより、複雑なデータ操作やデータの整理が容易に行えます。一方、Excelは表形式のスプレッドシートでデータを扱うため、データの関連性を持たせることが難しく、一つのシート内で完結した操作が一般的です。

Accessは「データの型」を指定する必要あり

Accessでは、データベース内のフィールド（項目）に対して、データの型を指定する必要があります。例えば、テキスト、数値、日付/時刻など、データの種類に応じて適切な型を選択する必要があります。これにより、データの整合性を保ちながら、データの正確性と処理効率が向上します。一方、Excelではデータの型を明示的に指定する必要はありません。

以上がAccessとExcelの主な違いです。Accessは大規模なデータの管理や関連付け、複雑なデータ操作に優れており、データベースの専門的なニーズの対応が可能になります。一方、Excelは小規模なデータの操作や計算、グラフ作成などに向いています。それぞれのツールは、目的やニーズに応じて適切に選択することが重要です。

Accessを使えるとできることが増える職種とは

Accessを使えることで、さまざまな職種において仕事の効率化やデータ管理の向上が期待されます。以下では、具体的な職種ごとに、Accessを活用することで得られるメリットについて解説します。

事務職（一般事務・営業事務）

Accessを使えると、データベースを作成し、データの管理ができるようになります。そのため、事務職の一般事務や営業事務において、顧客情報や商品情報などのデータの管理が効率的になります。

例えば、Accessのフォーム機能を使って、データの入力や編集をスムーズに行えるようになります。また、Accessのクエリ機能を使って、データの検索や集計を行うこともできます。これにより必要な情報の整理が簡単にできるようになります。

営業・マーケター

Accessを使えると、データベースを作成し、データの管理ができるようになります。そのため、営業やマーケティングの職種において、顧客情報や市場データなどのデータを効果的に活用できます。Accessのクエリ機能を使って、データの検索や集計を行うことで、顧客の嗜好や購買履歴などを分析し、効果的な営業活動やマーケティング施策を立案ができるようになります。また、Accessのレポート機能を活用して、分析結果を視覚的に表現したり、報告書を作成したりすることも可能です。

データベースエンジニア

Accessを使えると、データベースを作成し、データの管理ができるようになります。そのため、データベースエンジニアにおいて、データベースの設計や開発、保守などを効率的に行うことができます。Accessのクエリ機能や関数を使って、データの抽出や集計、データベースのクエリの最適化などを行うことで、データベースのパフォーマンスが向上します。また、Accessのフォームやレポート機能を活用して、ユーザーインターフェースや報告書の作成などもできます。

Accessを使うと、事務職や営業・マーケティング、データベースエンジニアなどの職種において、データの分析や管理作業の効率が改善できます。これによって、業務の効率化や意思決定のサポートなど、仕事の幅が広がります。

Accessの需要と将来性とは

Accessは、データベースを扱う人の需要が増加しているため、将来的にも求められる存在です。Accessの習得には大きなメリットがあります。なぜなら、Accessを使えるようになることでできることが増え、データの管理や処理に対する抵抗感がなくなるからです。また、Accessの学習を通じてSQLやVBAといった関連技術にも取り組みやすくなるので、初心者にもおすすめです。

一部の意見では、Excelの進化によりAccessの必要性が薄れていると言われています。ただし、Accessはデータ処理の自由度が高く、学習の難易度も高いため、需要がなくなることはありません。むしろ、データベースを扱う職種においては、Accessのスキルを持つことがますます求められるでしょう。

Accessの需要は恒常的であり、将来性も期待されるソフトウェアです。データベースの取り扱いやデータ処理に興味があるなら、Accessの習得は非常に有益です。

Accessと合わせて習得しておきたいスキルとは

Accessを使う上で、Accessと合わせて習得しておきたいスキルは以下の通りです。

SQL

SQLとは、データベースを操作するための言語です。Accessを使う上で、SQLを習得することで、より高度なデータベースの操作が可能になります。SQLを使うことで、データの検索や追加、更新、削除、テーブルの作成や削除、主キーの設定、ユーザー権限の付与などができます。また、SQLは国際標準化されているため、さまざまなデータベースで利用できます。

VBA

VBAとは、Visual Basic for Applicationsの略で、Microsoft Office製品に搭載されているプログラミング言語です。Accessを使う上で、VBAを習得することで、自動化やカスタマイズが可能になります。VBAを使うことで、Accessの機能を拡張したり、Accessと他のOffice製品を連携が可能になります。

Accessを使う上で、SQLとVBAの習得は非常に重要です。SQLを習得することで、より高度なデータベースの操作が可能になります。また、VBAを習得することで、Accessの機能を拡張したり、自動化やカスタマイズが可能になります。これらのスキルを習得することで、より効率的なデータベースの操作や作業が行えるようになります。

初心者の方にとっても、Accessと合わせてSQLとVBAを学ぶことをおすすめします。

Accessを身につける方法とは

Accessを身につける方法はいくつかありますが、代表的な方法を以下に紹介します。

本で独学する

Accessを本で独学するためのおすすめの書籍は以下の3冊です。

よくわかる Microsoft Access 2016 基礎
できるAccess 2021 Office 2021＆Microsoft 365両対応
Accessデータベース本格作成入門 ~仕事の現場で即使える

これらの書籍は、いずれもAccessの基本的な操作から応用的な操作までをわかりやすく解説しています。また、練習問題が豊富に掲載されているので、自分の学習進度に合わせて学習することができます。

Accessを本で独学する際には、自分のレベルや目的に合わせて書籍を選ぶことが大切です。また、わからないことがあれば、ネットで検索したり、Accessの勉強会に参加したりして、わからないことを解消するようにしましょう。

オンラインサイトで独学する

AccessはMicrosoft Officeスイートの一部であり、データベース管理システムです。Accessを学ぶためには、オンラインサイトでの独学が有益です。以下におすすめのオンラインサイトを挙げます。

Microsoft Learn

Microsoftが提供する公式の学習プラットフォームで、Accessの基本的な機能やデータベースの作成方法など、幅広いトピックをカバーしています。無料のコースやチュートリアルが豊富に用意されており、学習のレベルに合わせて進めることができます。

LinkedIn Learning

LinkedInの学習プラットフォームで、Accessのチュートリアルやコースが数多く提供されています。有料プランに加入する必要がありますが、高品質なコンテンツが揃っており、幅広いスキルレベルに対応しています。

Udemy

Accessに関する多くのオンラインコースがUdemyで提供されています。著名なインストラクターや専門家によって作成されたコースがあり、料金はコースごとに異なりますが、割引セールやキャンペーンを利用することで手頃な価格でアクセスできる場合もあります。

Access関連の資格ってある？

Access関連の資格としては、Microsoft Office Specialist（MOS）試験が存在します。MOS試験は、初心者にも理解しやすい形式で、Microsoft社の製品スキルを証明するための認定試験です。

具体的には、WordやAccessなどのソフトウェアスキルを評価します。MOS試験では、Accessの基本的な機能やデータベースの作成と管理、テーブルやクエリの作成、フォームやレポートの作成などがテストされます。

MOS試験に合格すると、Accessのスキルを持っていることを証明することができ、仕事や学校でのアピールポイントとなります。また、国際的に認められているため、世界中での就職やキャリアの機会を広げることができます。

まとめ

Accessは、Microsoft社が開発したデータベースソフトです。AccessはExcelと比べて、取り込めるデータ量が多く、データ操作が容易なため、多くの企業で利用されています。

Accessは、事務職、営業、データベースエンジニアなどの職種で役に立ちます。Accessの需要は今後も高まっていくと予想されています。Accessを習得するには、本やオンラインサイトの独学、または資格取得講座などがあります。Accessを身につけることで、仕事の効率化やスキルアップにつながります。

これからAccessの習得を目指す方は、今回紹介した内容を是非参考にしてみてください。