フリーランスにおすすめのスケジュール管理ツールは？効果的なスケジュール管理を行うためのポイントも紹介

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はじめに

フリーランスとして働く上で、多くの人が悩むのがスケジュール管理です。

本記事では、フリーランスが直面しがちなスケジュール管理の課題と、効果的な対策を紹介します。

また、後半ではおすすめのスケジュール管理ツールについても紹介します。

<この記事を読むメリット>

• スケジュール管理の重要性を理解できる
• 効果的な管理方法のポイントを学べる
• おすすめのスケジュール管理ツールを知れる

効率的なスケジュール管理は、フリーランスの成功に欠かせません。

今こそ、自分に合ったツールや方法を見つけて、よりストレスフリーな働き方を実現しましょう！

フリーランスはスケジュール管理が難しい？

フリーランスとして働くと、スケジュール管理が難しいと感じることは珍しくありません。

一般的な会社員であれば、日々のスケジュールは上司や会社側が決めてくれることも多いですが、フリーランスは全てを自分で管理しなければならないのです。

とはいえ、フリーランスとしてまだ働いたことがない方は、具体的なイメージがわかないでしょう。

ここでは、フリーランスのスケジュール管理が難しい理由をわかりやすい例とともに解説します。

複数の案件を同時進行することが多い

フリーランスの仕事の特性上、一度に複数案件を同時進行することが非常に多いです。

例えば、フリーランスのWEBライターとして働いている場合、クライアントAから記事を書く仕事、クライアントBからリライトの仕事、クライアントCからインタビュー記事の執筆依頼、といったように複数案件を同時に抱えることがよくあります。

それぞれの案件には異なる納期があり、内容も異なるため、どの仕事にどれだけの時間が必要かをしっかりと把握していないとすぐに混乱してしまいます。

一つの案件が遅れることで他の案件にも影響が及び、結果的に全ての納期に遅れてしまうという連鎖が発生することもあるのです。

適切なスケジュール管理ができないと納期に間に合わなくなる

フリーランスの仕事では適切なスケジュール管理ができないと、納期に間に合わないという深刻な問題に直面します。

納期を守れないとクライアントからの信頼を失う原因となり、今後の仕事に大きな影響を及ぼしかねません。

例えば、案件Aの納期が明日で、案件Bは来週だとしましょう。

この場合、案件Aを優先する必要がありますが、案件Bの進行状況も適宜チェックしなければ、次第に作業が遅れてしまうことになります。

さらに、予期せぬ出来事、例えば体調を崩したり、クライアントから急な変更依頼が入ったりすると、元々のスケジュールに余裕がない場合、全ての計画が崩れてしまいます。

スケジュール管理が甘いと、このような突発的な出来事に対応する余裕を失い、結果として納期遅延に繋がります。

したがって、しっかりとしたスケジュール管理のスキルを身につけることが、フリーランスとして成功するための鍵です。

フリーランスが直面するスケジュール管理の課題

優秀な会社員にとって、スケジュール管理能力は必要不可欠なスキルです。

しかし、フリーランスは会社員と異なる働き方をしているため、スケジュール管理の難易度はさらに高くなります。

会社員は決まった業務時間内でタスクを進められますが、フリーランスは全て自分で管理しなければならず、その自由さは時に困難を伴います。

ここでは、フリーランスが直面するスケジュール管理の課題について、具体的に掘り下げていきましょう。

仕事量が一定ではない

フリーランスの最大の特徴は、仕事量が常に一定ではないことです。

時には仕事が多すぎて手が回らない一方、逆に仕事が少なすぎて時間が余るという状況が続くこともあります。

クライアントからの急な依頼

クライアントからの急な依頼は、フリーランスが直面する最も大きなスケジュール管理の課題の一つです。

例えば、急に「来週までにこのタスクを終わらせてほしい」という依頼が入ることがあります。

このようなケースでは、他の案件の予定を急遽調整しなければならず、スケジュール全体が狂ってしまうリスクがあります。

通常の会社員であれば、上司やチームと協力して対応することが可能ですが、フリーランスは基本的に全てを一人で解決しなければなりません。

結果として、急な依頼によって他の業務の進行が大幅に遅れることもあり、非常にプレッシャーのかかる状況に陥るのです。

繁忙期や時期的な仕事量の変動

フリーランスの仕事量は、季節や特定の時期によっても大きく変動します。

例えば、決算期や年末にはWEBライターやデザイナー、税理士など特定の業種のフリーランスに対して需要が急増することが一般的です。

こうした繁忙期には一気に案件が重なり、スケジュールを調整するのが非常に難しくなります。

その一方で、閑散期には仕事が減少することもあり、収入の不安定さがストレスの一因となります。

このような変動に対処するためには、スケジュールを柔軟に組み替えるスキルが必要ですが、経験がないと難しいと言わざるを得ません。

クライアントの要望による急なスケジュール変更

フリーランスのスケジュール管理をさらに難しくするのが、クライアントの要望による急なスケジュール変更です。

クライアントは仕事の進行状況に応じて変更を求めることも多く、そのたびにスケジュールを調整しなければなりません。

スケジュール変更が必要になることがよくある

クライアントの要望によって急にスケジュールを変更する必要が出てくることは、フリーランスにとって避けられない課題です。

例えば、プロジェクトが進む中でクライアントから「デザインの方向性を変えたい」や「内容を大幅に修正したい」といったリクエストが入ることがあります。

こうしたリクエストに迅速に対応するためには、スケジュールにある程度の余裕を持たせておく必要があります。

しかし、複数の案件を同時に進行している場合は余裕を確保するのが難しいことも多く、急な変更によって他のプロジェクトの進行が遅れてしまうこともしばしばです。

クライアントのニーズに応じた柔軟な対応はフリーランスの強みですが、そのためには予定が狂うリスクを常に意識し、リスケが必要になった際に迅速に対応できる能力が求められるのです。

自己管理が難しい

フリーランスとして成功するためには、自己管理能力が欠かせません。

しかし、これは意外に難しいもので、多くのフリーランスが直面する課題の一つです。

自分自身で全ての作業と時間を管理するという自由さがある一方、その自由さは時に仕事の進捗を妨げることにもつながります。

自分一人でスケジュールを管理する必要がある

フリーランスは他の誰かに頼ることなく、自分一人で全てのスケジュールを管理しなければなりません。

つまり、タスクの優先順位を自分で決め、各タスクにどれだけの時間を割くべきかを見極める必要があります。

例えば、記事の執筆とデザインの作業が重なった場合、それぞれにどれだけの時間を確保するかは全て自分の判断にかかっています。

これは自己決定権を持てるというメリットでもありますが、経験が浅いうちは何にどれだけ時間をかけるべきかの見積もりが難しく、結果として納期に追われることになる場合も多いです。

誰にも監視されないため自己管理が難しくなる

フリーランスには上司も同僚もいないため、仕事の進捗を管理してくれる人はいません。

これは自由な働き方に映るかもしれませんが、逆に自分に厳しくないとスケジュールが崩れてしまう原因にもなります。

例えば、「今日は疲れているから少し休もう」という決断を何度も繰り返してしまうと、結果として全体のスケジュールがどんどん遅れてしまうリスクが高まります。

特に、締め切りのないタスクや自分の裁量で進められる部分については、ついつい後回しにしてしまいがちです。

「自分はそんな考え方はしない」と考える方も多いかもしれませんが、いざフリーランスとして働いてみると、これがなかなか難しいものなのです。

なお、こういった人間の性質を専門用語では「ホーソン効果」と言います。

つまり人間は、他者からの監視があると最大限のパフォーマンスを発揮する可能性が高まりますが、誰からも監視されないと楽観的な観測に基づいた判断をしてしまうのです。

モチベーションの維持

フリーランスとして仕事を続ける上で、モチベーションの維持は重要な課題です。

モチベーションの低下は、スケジュール管理にも悪影響を与えることが多く、フリーランスにとっては特に注意すべきポイントといえます。

一人で仕事をすることが多くモチベーションを保ちにくい

フリーランスは、ほとんどの場合一人で仕事を進めます。

会社員のように同僚と協力し合う場面は少なく、成功や達成感を共有できる人がいないため、孤独を感じやすいのです。

このような環境では、どうしてもやる気を維持するのが難しくなり、自分で決めたスケジュール通りに作業を進められません。

また、進捗が思わしくないときや、クライアントからのフィードバックが思っていたほど好意的でない場合などに自信を失ってしまうことも多いです。

フリーランスはこういった場面に直面することが非常に多いので、会社員よりもモチベーション維持が難しいです。

自己管理をすることで仕事に対する目標や目的意識を持てる

一方で、自己管理をすることはモチベーションを維持するための大切な手段でもあります。

効果的な自己管理ができていれば日々のタスクを滞りなく進め、小さな成功を積み重ねることで仕事に対する目的意識や達成感を感じやすいです。

このような自己管理の積み重ねが、結果的にモチベーションの維持に繋がります。

つまり、自己管理が上手くできるようになると、自分の仕事に対する誇りや達成感が高まり、それがさらなるやる気へと繋がります。

フリーランスとしての生活は自由である反面、自分に厳しくなければ成り立たない側面がありますが、その中で目的意識を持ち、モチベーションを維持することが成功のポイントといえるでしょう。

効果的なスケジュール管理を行うためのポイント

では、フリーランスが効果的にスケジュールを管理するにはどのような方法があるのでしょうか？

ここからは、効果的なスケジュール管理のポイントをご紹介します。

短期的および長期的な目標を明確にする

まず、スケジュール管理において最も大切なことは、短期的および長期的な目標を明確にすることです。

目標を設定することで、日々のタスクの重要度や取り組むべき優先順位がはっきりし、効率的に仕事を進められます。

タスクに優先順位を付けて重要なタスクから取り組む

日々のスケジュールを立てる際には、まずタスクに優先順位を付けることが重要です。

例えば、納期が近いタスクやクライアントの評価に直結する重要なタスクを最優先に設定し、他のタスクよりも先に取り組むようにしましょう。

これにより、重要な案件の進行が遅れるリスクを減らし、計画的に仕事を進められます。

フリーランスの仕事では、常に時間に余裕があるわけではないため、優先順位の付け方一つで成果が大きく変わります。

なお、優先順位を付ける際には、タスクの緊急性と重要性の二つの軸で評価することが有効です。

「すぐに対応が必要で重要なタスク」は真っ先に取り組むべきですし、「重要だが緊急ではないタスク」は、余裕があるうちに計画的に進めるようにしましょう。

1日のスケジュールを時間単位で区切りってタスクを割り当てる

また、1日のスケジュールを時間単位で区切り、それぞれの時間帯に具体的なタスクを割り当てることも効果的です。

例えば、「午前中はクライアントAの案件に集中し、午後は新しいプロジェクトの資料作成に取り組む」というように、大まかな時間割を作成します。

これにより、一つのタスクに時間をかけすぎて他の作業が遅れるといった状況を防げます。

さらに、タスクに時間制限を設けることで集中力が高まり、短時間で効率よく作業を進めることが可能です。

タスク管理ツールを活用する

フリーランスとして複数の案件を効率的に管理するためには、タスク管理ツールの活用が非常に有効です。

タスク管理ツールを使うことで、スケジュールを整理し、全てのプロジェクトの進行状況を一目で把握できるようになります。

複数のプロジェクトを視覚的に管理できる

タスク管理ツールを利用することで、複数のプロジェクトを視覚的に管理することが可能です。

例えば、「Trello」や「Asana」などのツールを使うと、各プロジェクトの進行状況をボードやリスト形式で管理でき、全体の進捗が一目で確認できます。

特に、複数のクライアントから同時に案件を受けている場合には、どのプロジェクトがどの段階にあるのかを可視化することが重要です。

具体的には、あるデザイン案件が「依頼受付」→「制作中」→「クライアント確認待ち」→「修正」→「納品完了」というステージで進行している場合、タスク管理ツールを使うとこれらの各段階を簡単に視覚化し、次に何をすべきかをすぐに確認できます。

こういった視覚的な管理によって、複雑なプロジェクトでも迷うことなく進行状況を把握でき、スムーズに仕事を進めることが可能です。

リマインダー機能も使える

また、タスク管理ツールにはリマインダー機能が備わっているものも多く、これを活用することで重要な締め切りを忘れることを防げます。

例えば、リマインダー機能を使って納期の1週間前や1日前に通知を受ける設定にしておくことで、締め切りが迫っていることを忘れることなく準備を進められます。

フリーランスは複数のクライアントとの間でそれぞれ異なる納期を持つことが多いため、リマインダー機能は特に有用です。

タスク管理ツールでリマインダーを設定しておくことで、急な依頼や変更があっても、重要なタスクの見落としを防ぎ、余裕を持って対応できるようになります。

このように、タスク管理ツールを使うことで、スケジュールを自分だけで管理する負担を軽減し、より効率的に仕事を進められます。

予定外の変更に対応できる柔軟性も必要

フリーランスにとって、予定外の変更に柔軟に対応することも重要なスキルです。

急なクライアントからのリクエストや、予期せぬトラブルなど、スケジュールが狂う要因は様々です。

そのような変化に対応する余裕を持つことで、ストレスを大幅に軽減できます。

急な変更に対応できる余裕を持つことでストレスを軽減できる

例えば、スケジュールを立てる際に、あらかじめ一定のバッファ時間を組み込んでおくことで、急な依頼にも柔軟に対応できる余裕が生まれます。

何もかもぎっしりと詰まったスケジュールでは、少しの変更にも対応できなくなり、結果的にすべての作業が滞ってしまいかねません。

そこで、最初から余裕を持ったスケジュールを立て、急なタスクが入ってきた場合でもスムーズに調整できるようにするのが効果的です。

具体的には、週のスケジュールを立てる際に毎日1〜2時間の「緊急対応用時間」を確保しておくと、予定外のタスクが発生した際にも焦らずに対応できます。

余裕があることで、納期に追われる不安から解放され、精神的な負担が軽減されるとともに、仕事の質も向上します。

定期的に休憩を取る

効果的なスケジュール管理においては、定期的に休憩を取ることも非常に重要です。

フリーランスは自分で仕事の時間を自由に決められる一方で、つい無理して働き続けてしまうことも多く、その結果、集中力が低下してしまうことがあります。

適切に休憩を取ることで、集中力を持続させて作業の質を保つことが可能です。

短い休憩を挟むことで集中力を保てる

特に、長時間同じ作業を続けていると、どうしても集中力が低下してしまいます。

そこで、1〜2時間に一度、5〜10分程度の短い休憩を取ることで、頭をリフレッシュさせることができ、その後の作業効率を向上させられます。

例えば、タイマーを使って「ポモドーロ・テクニック」などを活用するのも有効な方法です。

このテクニックでは、25分間集中して作業を行い、その後に5分間の休憩を取るというサイクルを繰り返します。

こうすることで、疲労を溜めることなく高い集中力を維持しながら作業を進めることが可能です。

また、長時間座りっぱなしで作業を続けると体にも負担がかかりやすくなります。

適度な休憩は単なるリフレッシュ効果だけでなく、健康を維持するためにも重要な要素です。

体を伸ばしたり軽いストレッチをすることで、体の緊張をほぐして集中力を高めましょう。

フリーランスにおすすめのスケジュール管理ツール

ここまで、フリーランスのスケジュール管理のポイントを解説してきました。

しかし、現在では多くのフリーランスがスケジュール管理ツールを導入して作業を効率化させています。

スケジュール管理を効率化するためにも、以下に紹介するスケジュール管理ツールの導入を検討しましょう。

Googleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleが提供する無料のオンラインカレンダーサービスです。

スケジュール管理やイベントの登録、他のGoogleサービスとの連携がスムーズで、個人やビジネス用途に幅広く利用されています。

ブラウザやモバイルアプリからアクセス可能で、他のユーザーと共有して使うことも簡単にできます。

Googleサービスとの連携が便利

GmailやGoogle Meetなどと簡単に連携できるため、メールから自動的に予定を追加したり、ビデオ会議をセットアップしたりすることが可能。

スケジュールの共有が簡単

他のユーザーとカレンダーを共有して、予定を共同で管理できる機能があり、チームでの仕事に便利。

通知機能が便利

リマインダーを設定しておくと、重要な予定やタスクの時間が近づくとスマホやPCに通知が届く。

カスタマイズ可能なカレンダー表示

1日、1週間、1ヶ月の単位でスケジュールを確認できるため、自分に合った表示方法を選べる。

オフラインでも利用可能

一度同期したデータは、インターネットがない場所でも確認できるので、どこでもスケジュールをチェックできる。

Trello

Trello（トレロ）は、プロジェクト管理に特化したタスク管理ツールで、ボードとカードの形式でタスクを視覚的に整理できます。

特に、プロジェクトの進捗を視覚的に把握するのに便利で、個人のタスク管理からチーム全体のプロジェクトまで幅広く活用されています。

視覚的なタスク管理が可能

タスクをカードとして管理し、それらをボード上でドラッグ＆ドロップすることで進行状況を簡単に整理できる。

チームでの共有が簡単

複数のメンバーとリアルタイムでタスクを共有・更新でき、タスクごとに担当者を割り振ることも可能。

ボードがカスタマイズ可能

プロジェクトの性質に応じてボードを自由にカスタマイズでき、進行中のタスク、完了したタスクなどを視覚的に管理できる。

連携機能が充実

GoogleドライブやSlack、Dropboxなどの外部ツールと連携できるため、資料の共有や進捗の確認がスムーズ。

期限やリマインダー機能も有り

各タスクに締め切りを設定し、リマインダーを受け取れるため、タスクの締め切りを見逃すことがない。

Asana

Asana（アサナ）は、プロジェクト管理とチームコラボレーションに特化したタスク管理ツールです。

大規模なプロジェクトの進行状況を管理しやすく、個人のタスクからチーム全体の作業まで可視化できる機能が豊富です。

特に、複雑なプロジェクトでも計画を立てて整理するのに役立ちます。

プロジェクト全体の進捗を視覚化

ガントチャートのようなタイムラインビューでプロジェクト全体の進捗状況を把握できるため、長期プロジェクトでも計画を立てやすい。

チームメンバーとのコラボレーションが容易

チーム内でタスクの割り当て、進捗の共有、コメントによるフィードバックができ、効率的にコミュニケーションが取れる。

カスタマイズ可能なワークフロー

プロジェクトの特性に応じてタスクのワークフローを柔軟に設定できるため、仕事の進め方を効率化できる。

依存関係の管理

タスク間の依存関係を設定することで、どのタスクが完了する前に他のタスクが開始できないかを明確にし、計画通りの進行をサポートする。

豊富なテンプレート

Asanaには多くのテンプレートが用意されており、新しいプロジェクトを迅速に開始するための基本設定をスムーズに整えられる。

Notion

Notion（ノーション）は、メモやドキュメント、タスク管理を一つのプラットフォームで行えるオールインワンのツールです。

スケジュール管理やプロジェクトの記録、資料の保存など、さまざまな用途で活用でき、カスタマイズ性が非常に高いのが特徴です。

個人利用からチーム利用まで、幅広く活用されています。

オールインワンの管理が可能

メモ、ドキュメント、タスク管理、データベースなど、必要な情報を一箇所で管理できるため、フリーランスの多様なニーズに応えられる。

カスタマイズ性が非常に高い

ページやタスクを自由にレイアウトでき、プロジェクトの特性に合わせて使いやすくカスタマイズできる。

シンプルで美しいインターフェース

見た目がスッキリしているため、視覚的にストレスなくタスクを管理しやすく、使っていて気持ちが良い。

チームとの情報共有が簡単

個別のページをチームメンバーと共有することが可能で、進捗や必要な情報を素早く共有できる。

テンプレートが豊富

スケジュール管理、プロジェクトの進捗管理、ドキュメント作成など、様々なテンプレートが用意されており、自分に合ったものを選んでカスタマイズしやすい。

タイムツリー

タイムツリー（TimeTree）は、家族や友人、同僚などとスケジュールを共有することに特化したカレンダーアプリです。

個人のスケジュール管理から、プライベートや仕事の予定をまとめて一つのカレンダーで管理でき、特に共有機能に優れています。

シンプルで使いやすいインターフェースも魅力の一つです。

共有カレンダー機能が充実

複数のカレンダーを簡単に共有できるため、クライアントやチームとのスケジュールの調整がスムーズ。

複数のカレンダーを使い分け可能

プライベート用、仕事用などカレンダーを複数作成して使い分けられるので、異なる目的の予定を一目で区別できる。

通知機能で抜け漏れを防ぐ

共有しているカレンダーのイベントのリマインダーが全ての関係者に通知されるため、予定の抜け漏れが減り、関係者全員が同じ情報を持つことができる。

コメント機能

各予定にコメントを付けることができ、打ち合わせの詳細や変更点を簡単に共有できる。

簡単なインターフェースで初心者でも使いやすい

カレンダーアプリに慣れていない人でも直感的に操作できるシンプルなデザインが魅力で、導入のハードルが低い。

TeamHack

TeamHack（チームハック）は、特にフリーランスや小規模なチーム向けに設計されたタスク管理およびスケジュール管理ツールです。

シンプルかつ効率的にタスクを整理し、進捗状況を管理できる点が特徴で、他のツールと比べても軽量で使いやすい設計になっています。

シンプルで直感的な操作性

使い方が簡単で直感的に操作できるため、ツールの導入に時間をかけることなく、すぐにスケジュール管理を始められる。

視覚的なタスク進捗の管理

タスクの進捗状況を視覚的に把握できるレイアウトを採用しているため、自分やチームのタスク状況を一目で確認できる。

フリーランス向けの機能が充実

フリーランスが抱える複数のプロジェクトのタスクを効率的に管理できる機能が揃っており、個々の仕事の進行状況を整理しやすい。

データのバックアップ機能

重要なプロジェクトデータが失われないように、自動でバックアップが取られる機能があり、安心して利用できる。

軽量で動作がスムーズ

他の高機能ツールに比べて動作が軽量で、パソコンやスマホへの負担が少ないため、スムーズに利用可能。

フリーランスエンジニアの仕事探しはエンジニアスタイルがおすすめ

フリーランス向けのクラウドソーシングサービスを展開しているランサーズ株式会社の調査によると、フリーランスの数は2021年時点で労働人口の約22.8%を占めています。

年々フリーランス人口も右肩上がりで増え続けているので、ビジネスマンの2人に1人はフリーランスという時代も到来するかもしれません。

しかし、「フリーランスになっても自分1人で仕事を見つけられる気がしない…。」と考えてなかなか最初の一歩が踏み出せない方も多いでしょう。

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登録は無料なので、この機会にぜひエンジニアスタイルのご利用を検討してみてください！

まとめ

本記事では、フリーランスにとって難しいとされるスケジュール管理について、その課題と効果的な解決策を紹介しました。

スケジュール管理はフリーランスとしての成功のカギといえます。

フリーランスは時間の使い方が収入やクオリティに直結するため、単なる時間管理ではなく、自分自身の働き方を最適化することが重要です。

今後もフリーランスが増加する中で、自己管理能力と適切なツールの利用はさらに重要なポイントとなるでしょう。

「エンジニアスタイルマガジン」では、今後もこういったフリーランスエンジニアにとって役立つ最新情報を随時お届けいたします。

それでは、また別の記事でお会いしましょう。今回も最後までお読みいただきありがとうございました！

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