フリーランス秘書が案件を探す方法と会社員との違いを紹介

2023.04.10(公開: 2023.01.07)

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フリーランス秘書ってそもそもどんな仕事をするのか

秘書と聞くと、一般的に会社で社長のお手伝いさんというイメージが強いと思います。

フリーランス秘書は基本的にオンラインで、企業や個人事業主のクライアントのサポートをします。

会社員の秘書のようにフルで稼働するのではなく、クライアントの要望に合わせて業務を受けることができます。家事、育児、介護で忙しい方でも時間を有効に活用することができます。

フリーランス秘書も会社勤めの秘書と同じような仕事をするのか、どんな仕事をするのかなど気になるところではあると思います。そこで、フリーランス秘書の仕事内容についてお伝えしていきます。

事務作業代行

契約書、請求書などの書類の作成。メールのやり取りや管理。会議や打ち合わせのスケジュール管理など、さまざまな事務作業をします。

他にも細かい事務作業を行います。クライアントによって事務作業も異なりますのでクライアントに合わせて動けることが大切です。

会食や打ち合わせの移動手段に関しても、タクシーの手配や新幹線や飛行機を利用する場合にはチケットの購入も仕事の１つです。

資料作成

会議や打ち合わせに必要な資料の作成もします。そのため、WordやPowerPointを使用します。そのため、基本的な操作、資料の作成方法、見やすい資料の作り方などを覚えておく必要があります。

クライアントが求める資料作りができるとアピールポイントになります。

カスタマーサポート

お問い合わせなどがあった際には対応も必要になってきます。お問い合わせに対応できるよう、事業の内容であったりクライアントがやっていることを把握するのも重要な仕事です。

窓口みたいな役割になるので、時には大変な対応をすることがあるのでメンタルを保つことに気をつける必要もあります。

対応する際にわからないことがあればすぐにクライアントに確認し対応する必要があります。スピード感を持って仕事をすることで、円滑に進めることができます。

会食予約

会食が入った際にはお店を見つけるところから始まり、予約をするところまでをやります。雰囲気のいいお店であったり、個室でくつろげるお店を探したりなど気をつけるべきところはたくさんあります。急な会食に備えて、常に会食で使えそうなお店はないかとアンテナを張っておく必要があります。

出張先などで自分が知らない土地でも、雰囲気のいいお店を探すためにスケジュールを管理する中で、一緒にお店を探しておくことで頼まれた際にすぐに対応できます。

フリーランス秘書になるためには資格が必要？

フリーランス秘書になるための資格はありません。しかし、さまざまなスキルを求められるためスキルは必要です。必要となるスキルに関しては後ほど紹介します。

実務経験がなく未経験の人でも活躍している人はいます。

資格は必要ありませんとお伝えしましたが、秘書の資格もあるので気になる方は参考にしてみてください。

秘書技能検定試験
CBS（国際秘書）検定

スキルがないのであれば資格を取得してアピールすることができます。

会社勤めとフリーランスの秘書で何が違うのか

そもそも会社勤めとフリーランスでは何が違うかと気になる部分もあると思いますので、違いを説明していきます。会社勤めとフリーランスのそれぞれの特徴を知り、今後の自分の選択肢として考えてみてください。

会社勤めとフリーランスの秘書の詳しい違いは、別記事で詳細に説明します。

前提として業務内容が大きく変わることはない

前提として基本的には業務内容はほとんど変わりません。

フリーランス秘書も会社員の秘書も業務内容は、クライアントや会社の状況によって変わってくるので、大まかな仕事は同じと思っていただいて問題ありません。

フリーランスの場合

フリーランス秘書は複数の案件を並行することができる（稼ぎやすい）

フリーランスということで会社勤めとは違い複数の案件を並行して持つことができます。

会社勤めのようにずっと同じ会社にいないといけないこともないので、クライアントに合わせた時間で働くことができるので、複数の案件を並行してこなすことができます。

例えば、午前中は1人目のクライアントの事務作業、午後は別のクライアントのスケジュール確認と調整などと複数の案件をこなすことができます。

日毎に違うクライアントの仕事をしたり、隙間時間にそれぞれのクライアントの仕事をすることができるので、案件を並行して対応することができます。

たくさんの案件に関わることで、会社員の秘書より収入は増えますし成長することができます。その分、スケジュール管理が大変になります。

フリーランス秘書は青色申告をすることができる

フリーランスなので青色申告をすることができます。会社勤めではできない節税対策ができます。

作業するためにコワーキングスペースに行けばそのお金は経費として申告することができます。そのためには、帳簿をつけたり領収書をもらい忘れに気をつけましょう。

在宅で作業するなら、作業スペースの家賃であったり、通信費なども経費計上することができ、青色申告は会社員にないメリットです。

　-> 運営タスク：フリーランスと会社員の違いを記載している直近の記事リンクを貼りたい。

会社員の秘書の場合

有給休暇や時間外労働手当などがあり働きやすい

フリーランスとは違い会社の福利厚生などがありますし労働基準法にも守られています。

そのため有給休暇や残業手当などがあり働きやすい環境ではあります。

フリーランスは仕事を休んでしまうとその分給料に影響が出てしまいます。しかし有給休暇がある会社員は給料が下がることがないため、やむを得ず仕事を休む際には安心して休むことができます。

仕事をする中で安定性を求めるのであれば有給休暇や手当は大切です。

何かあれば同僚や上司がサポートしてくれる

会社員であれば周りにサポートしてくれる同僚や上司がいます。

フリーランスは基本的に1人での活動です。壁にぶつかったり、不安なことがあっても相談する相手がいません。

会社員であれば上司や同僚がいるので何かあった際には相談ができるので心強いです。

フリーランス秘書に求められるスキルとは

フリーランス秘書として求められる基本的なスキルを5つ紹介します。

スキルがたくさんあればアピールポイントとなり他の人との差別化になります。スキルはたくさんあった方がいいですが、今回は最低限のスキルとしてお伝えします。

基本的なPCスキル

最近の仕事では基本的にPCが必須です。メールをするにも、資料を作成するにも、スケジュールを管理するにもPCが使えないと厳しいところがあります。

その他にも、MicrosoftのExcel、Word、PowerPointなどのスキルも必要です。最近ではオンラインでの会議なども増えているので、zoomであったりなどオンラインミーティングで使えるツールについても理解しておきましょう。

Slack、Chatworkなどのコミュニケーションツールの使い方も覚えておく必要があります。業務の報告や連携を取る際に使っているところが多いので使えるようにしておきましょう。

作業の速さや正確性も重要です。

タイピングは練習すれば速くなるので、タイピングが速くなれば作業もスムーズに進むのでおすすめです。

スケジュール管理能力

クライアントのスケジュールを管理するだけではなく、自分自身のスケジュール、クライアントの取引先のスケジュールの把握もしなくてはいけません。

そのため、クライアントのスケジュール管理だけで手一杯になってしまっていたら、自分自身のスケジュールも管理できず、迷惑をかけてしまうことになります。

仕事の納期に間に合うようにスケジュール管理することも必要です。さまざまなタスクも出てくるので、優先順位を考え対応できるようにしましょう。

最低限のビジネスマナー

ビジネスをする上で言葉使いや対応方法などのマナーを守ることが最低条件です。

クライアントやクライアントの取引先などと関わることが多いためマナーが悪いとクライアントに迷惑をかけてしまいますし、クライアントの取引先に悪い印象を与えてしまい仕事に支障をきたしてしまう可能性もあります。

マナーに関してはできた方が、自分の評価にもなりますのでしっかりと身につけることが必要です。

連絡のレスポンスなども早い方がいいです。必要な時に連絡が取れなかったりするとクライアントが困ってしまうので、基本的にレスポンスは早くしましょう。どうしても対応できない時間帯があれば事前に伝えておきましょう。

当たり前ですが報連相は大事にしましょう。

最低限のITリテラシーとツール活用

通信、ネットワーク、セキュリティなどのITに関わる情報の理解が求められます。業務内容にもよりますが、ビジネスをする上で必要になってくることなので、わからないことはしっかりと調べて身につけましょう。

ツールの活用についても、PCスキルのところでお話したことに関わってきますがMicrosoftのExcel、Word、PowerPointやzoom、Slackなどのチャットツールなどさまざまなツールがあります。

実際に現場で使うツールがわかっているのであれば先に勉強をしておくことで仕事を円滑に進めることができます。

コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルも重要なスキルです。クライアント、クライアントの取引先、会食会場のスタッフなどたくさんの人と関わることが多いです。

そのため、コミュニケーションスキルがないとうまく段取りができなかったり、話の食い違いなどの原因にもなってしまいます。

コミュニケーションが苦手な方にとっては厳しいので、どうしてもやりたいという人は頑張って克服しましょう。

フリーランス秘書の案件を探す方法

フリーランス秘書として案件を探す方法は、クラウドソーシングサービスの活用、知人や前職の繋がりでの紹介、オンライン秘書サービスの活用などがあります。

フリーランスなので案件が獲得できなければ収入はありません。案件を獲得することを考えると、いくつかのサイトに登録することでたくさんの案件を見つけることができます。

クラウドソーシングサービスの活用

クラウドワークス、ランサーズなどのクラウドソーシングサービスを使って案件を探します。

クラウドワークス

クラウドワークスはカテゴリーに秘書業務があるのでそこから案件を探すことができます。さまざまな案件があるので、募集要項があるのでそこで自分が対応できる案件があれば応募していきましょう。

ランサーズ

ランサーズでは秘書・アシスタントのカテゴリがあるのでそこから案件を探します。クラウドワークスと同じように自分に合う案件に応募し、実績を積んでいきましょう。

いくつかのクラウドソーシングサービスに登録し案件を探すことでより案件を見つけることができます。オンライン秘書の専門サイトがあるので、本格的にやりたいと考えている人は専門のサイトを使ったほうが、自分のスキルも身に付きますし成長できます。

知人・前職の繋がりなどからの紹介

前職で秘書をやっていたり、フリーランスになる前に会社員として働いていたのであれば、前職の繋がりであったり、知人でフリーランスの秘書を探している人がいれば、自分から声をかけて紹介してもらうことも1つの選択肢です。

現在、フリーランス秘書として働いている人と繋がりそこから仕事をもらうこともできるので、積極的に繋がりを持つようにしましょう。今はオンラインでのコミュニティがあるので、それもうまく活用しましょう。

オンライン秘書サービスの活用

オンライン秘書専門サイトがあるのでそのサイトを活用することで案件を探すことができます。自分自身で案件を探してもなかなか見つからないという人にはおすすめです。

サイトによっては登録後の研修があったりと安心感もあります。未経験〜経験者までを対応してくれるさまざまなサイトがあるので自分に合うサイトを活用しましょう。

具体的なサイトには、CASTER BIZ、フジ子さん、Genny、HELP YOUなどの会社があります。

CASTER BIZ

初心者の方ではなく実務経験があり、今後成長していきたいという意識の高い方におすすめです。採用率は1％なのでかなり低いですが、今後のことを考えキャリアを積んでいくことができます。

（公式サイト：https://cast-er.com/）

フジ子さん

完全在宅なので子育て、介護など家庭との両立をしたいという主婦の方が多いです。採用後にOJTがあるため安心して仕事をすることができます。

経験者はもちろん、未経験の方でもいいということがいい点です。

（公式サイト：https://fujiko-san.com/careers/

ビズアシスタントオンライン

クラウドソーシングサービスでお伝えした、クラウドワークスが運営しているオンラインアシスタントです。

クラウドワークスの実績には関係なく応募することができます。長期案件が多いこと、契約前にクライアントとの三者面談があることもメリットです。

公式サイト：https://crowdworks.jp/static/lp/bizassistant_online/

まとめ

フリーランス秘書の仕事内容は会社勤めの秘書と変わらないです。スケジュール管理、事務作業など業務内容はさまざまです。
フリーランス秘書と会社勤めの秘書で、どちらが良いかは人によって違いますので、なりたい自分を想像して働き方を選択しましょう。
フリーランスの秘書になる為には、自分自身で仕事を獲得しなければいけません。前職の繋がりや、クラウドソーシングサービスを使ったり、フリーランス秘書のためのサイトもあるのでそれらを活用することが大切です。