【2023年最新】フリーランスの領収書に宛名は必要？意外と知らないルールと注意点を紹介

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そもそも領収書が果たす役割とは

領収書とは、商品の購入者から正しく代金の受け取りがあった事実を証明する書類です。発行することで支払いの有無が確認出来るだけでなく、確定申告の経費計上に使用する重要な役割を果たしています。

領収書には、必要な項目がありますが、どのように書けば良いのかわからない人も少なくありません。曖昧なまま領収書を発行してしまうと、記載不備で取引先に迷惑をかけてしまったり、経費として認められなかったりする可能性もあります。

特にフリーランスで仕事をおこなうと、領収書の受領や発行は個人で対応しなければなりません。自分で正しく領収書を取り扱うには、領収書を使用する目的や記入が必要な項目、保管義務について把握しておくことが大切です。

今回は、フリーランスが知っておきたい領収書の役割や発行の注意点、必要項目や書き方について紹介します。事務作業の手間を最小限にして仕事に集中するためにも、領収書の発行や正しい書き方を理解しておきましょう。

領収書はサービス利用・購入などの証明になる

領収書は、サービスの利用や購入を証明する「証憑書類」に当たります。日付や金額などの記載があるためレシートと間違えやすいですが、領収書は宛名を入れることで以下の証明が出来るのが大きな特徴です。

• 「提供を受けた証明」かつ「支払いを行った」証明になる
• 確定申告時に計上する際の証明書になるため保管の必要がある

領収書を発行すると支払いの証明が出来るため、二重請求の防止になります。発行は代金の受け取り側でおこないますが、基本的に再発行の義務はありません。そのため、依頼をしても必ず応じてもらえるとは限らないため、誤って紛失や破棄をしてしまわないよう保管や取り扱いには十分注意が必要です。

領収書の宛名が必要な理由と気をつけるべきポイントとは

領収書には必ず宛名を書くところがあります。なぜ必要なのか、書く際に気をつけておきたいポイントとは何かを紹介します。

領収書の宛名は取引の事実関係を明確にするため

宛名は、確実な取引をおこなった証明として支払者の名前や屋号、社名を書きます。領収書を発行する上で誰が誰に支払いをしたかを示す重要な項目となるため、第3者が見ても正しい事実関係が把握できることが重要です。

なお、確定申告の際に経費として計上する領収書は、申告者の条件によって以下の保管が義務付けられているので覚えておきましょう。

• 青色申告は7年間
• 白色申告は5年間

もし、税務調査が入った場合は、申告内容の確認のために過去の取引についても全て調査をおこないます。取引を確認するため領収書の提出を求められることがあるので、申告が終わった後も整理して保管しておきましょう。

正しい宛名が記入された領収書があれば、適切に申告したことを証明でき、深く追及されたり疑いをかけられたりするリスクを減らすことができます。申告後の領収書は紛失したり廃棄してしまったりすることがないよう、ファイルなどを活用して1年ごとに領収書を管理することが大切です。

領収書の宛名で気をつけるべきポイント

領収書の宛名を書く場合に、気をつけるべきポイントは2つあります。それぞれの注意点について紹介します。

領収書に書く宛名の命名規則

宛名には、取引を正しく証明するための命名規則があります。フリーランスであれば、宛名には以下のどちらかを書きましょう。

• 自分の名前
• 屋号

屋号とはフリーランスが使う事業の名称です。例えば以下のように名前と事業内容を組み合わせた名称を付けることもあります。

• ○○デザイン事務所
• △△システム
• □□ラボ

屋号は必ず付けるものではなく、任意とされています。そのため、屋号を持っていない場合は自分の名前を宛名に使用しても問題はありません。領収書を管理する際にわかりやすいよう、名前か屋号のどちらかに統一しておきましょう。

名前や屋号の記入に誤字や脱字があると領収書の不備となり、経費として認められない可能性があります。書き間違いをしないよう、正式名称が書かれた名刺や書類などで事前に確認が必要です。

宛名なしの領収書はやめておいた方が良いのか

宛名が書かれていない領収書は、取引の確実な証明にならない可能性があるのでやめておきましょう。税務調査をされたときに、宛名の未記入は以下の疑いをかけられる恐れがあります。

• 他人の領収書を使用しているのではないか
• プライベート費用を経費にしているのではないか

領収書に宛名がないからといって、自ら加筆することはNGです。領収書は発行者のみが記入できる書類のため、修正が必要になった際は発行者へ依頼をおこないます。

もし税務調査で自分の加筆が判明してしまうと、領収書の不備とみなされ経費として認められない可能性があります。さらに、修正申告になった場合は手続きや事務作業の負担が増えてしまうため、領収書には忘れずに宛名を書きましょう。

フリーランスが領収書を発行する時に知っておきたいこと

フリーランスになると、仕事で領収書の発行をおこなう場合があります。収入印紙の有無や領収書の紛失、もらい忘れに対応する方法について紹介します。

5万円以上の領収書は収入印紙の貼り付けが必要

領収書の金額が5万円を超えると、収入印紙の貼り付けが必要になります。以下は、領収書に必要な収入印紙の一覧です。

引用：印紙税額の一覧表｜国税庁

収入印紙は、取り扱いのある郵便局やコンビニで切手と同様に購入ができます。貼り忘れると税金の未納とみなされ、過怠税として印紙税額の3倍が追徴されるので忘れず付けましょう。もし、貼り忘れに気づいた場合はすぐに申出をおこなえば、過怠税は通常の1.1倍で済むので早めの対応が大切です。

なお、PDFの電子データで発行した場合は印紙税の課税対象外となり、以下のメリットがあります。

• 金額が5万円を超えても収入印紙は不要
• 電子媒体のため領収書の一括管理や保管がしやすい

電子媒体を活用すれば、領収書にかかる出費や手間も減らせるのでおすすめです。

領収書の紛失やもらいそびれた場合

領収書の紛失やもらえなかった際は、2つの方法で領収書の代用が可能です。事例によって必要な書類が異なるため、どちらでも対応出来るやり方を紹介します。

出金伝票の利用

出金伝票は、領収書を発行しない費用を経費として処理する手段です。電車の交通費や冠婚葬祭の慶弔費に使用ができます。出金伝票の書式に明確な決まりはありませんが、取引内容がわかるよう以下の項目を書いておきましょう。

• 日付
• 支払先の名称
• 金額
• 購入内容

領収書を紛失した場合は、小額であればレシートでも代用出来る可能性があります。また、発行元へ再発行を依頼する方法もありますが、発行元によっては対応できない旨が記載されていることもあるので確認が必要です。

出金伝票は、あくまで領収書が発行されない場合に活用する方法です。紛失した領収書をやみくもに出金伝票として処理してしまうと、取引の実態が不透明として税務調査で指摘を受けてしまいます。日頃から必要な領収書はしっかり受け取り、紛失させないよう適切な管理が大切です。

クレジットカードの利用明細を利用

商品やサービス購入時にクレジットカードを使った場合は、利用明細を領収書として代用することが可能です。取引の証明書類として使用するには、以下の項目が利用明細書に記載されているか確認をおこないます。

• 発行者
• 宛名
• 購入内容
• 金額
• 日時

クレジットカードで支払うとクレジットカード会社が間に入り代金を肩代わりするため、売り手と買い手に金銭の直接的な受け取りがありません。そのため、売り手側には領収書の発行義務がないことを理解しておきましょう。利用明細書の他にも、確実な取引を証明出来る以下の書類をまとめて保管しておくことが大切です。

• 利用明細書
• 利用伝票
• レシート

領収書が発行されなくても、証明出来る項目がわかる書類をそろえることで取引を証明しやすくなります。フリーランスで領収書を発行するなら、領収書以外の方法を知っていると便利です。

フリーランスは知っておきたい領収書の書き方と項目

フリーランスになると、領収書の発行や受け取りは個人でおこなわなければなりません。領収書のスムーズな手続きが出来るよう、9つの項目と書き方を1つずつ見ていきましょう。

日付

領収書には、支払者から代金を受領した日付を年月日で記入します。西暦や和暦はアルファベットを使ったり省略したりせず、以下のように正しく書きましょう。

• 2022年
• 令和4年

領収書の日付によっては、その年の経費に計上できない可能性もあるので確定申告の際は注意が必要です。また、取引先の決算や締め日の都合によって領収書の日付調整が必要になった場合も、事前に日付の確認をしておきます。

宛名

領収書の宛名には屋号、もしくは自分の名前を記入します。個人で活動するフリーランスは屋号を持っていないこともあるため、自分の名前でも問題はありません。もし、発行側として法人名を記載する際は省略せずに正式名称で記入し、前株や後株などの誤りがないかを確認します。

宛名が書かれていないものや機械の発行により上様と書かれている場合は、誰が支払ったのかが不明確です。取引が特定しにくい領収書は、税務調査の際に経費として認められなかったり、架空請求を疑われたりするケースがあるため、宛名には正しい名称を書いておくとよいでしょう。

金額

領収書へ記載する金額には記号を使用するため、以下のルールに従って記入します。

• 先頭に「￥」を付ける
• 末尾に「※」か「−」を付ける
• 3桁ごとに「,」を打つ

数字と間隔を空けずに記号を付けておけば、金額の水増しや改ざん防止につながります。領収書の金額は取引においても重要な部分となるため、相違がないことを確認して読み間違えないよう丁寧に書くことが大切です。

但し書き

但し書きは具体的な品目を記載して、必要な経費であることを明確にしておくことが大切です。例えば、以下のように一般名称を使用することで何に使用した経費かがわかりやすくなります。

• 書籍代
• 飲食代
• 消耗品費
• セミナー参加費用

「お品代」などの但し書きは使っていけない訳ではありませんが、品目や用途がわかりづらくなるので経費として認められない可能性もあります。当事者以外の人から見ても何を支払った領収書か明確になるよう、なるべくわかりやすい但し書きにすることが必要です。

もし、領収書と関連する明細書や資料があれば、正しい取引をおこなった証明として一緒に保管しておくとよいでしょう。

金銭受領者名

金銭受領者名には誰から発行された領収書なのかがわかるよう、発行者の名前や屋号、会社名を記入します。手書きでも良いですが、記入の誤りや書く手間を減らすために社判を使用することも有効です。

住所・連絡先

領収書には、発行者の住所や連絡先を書きます。住所や連絡先の記入がなくても領収書としては認められますが、発行元を明確にしておけば取引の管理がしやすくなります。また、税務調査で領収書の確認のため連絡が必要になることも考えると、住所や連絡先が記載されていると安心です。

名称、住所、電話が入っている社判があれば一度で記入が済むので、領収書を発行することが多い場合に備えて作成しておくことも有効です。

収入印紙

収入印紙は、課税対象となる書類に対して印紙税を納めるために貼り付けます。領収書の金額が5万円を超えたら、記載金額に応じた収入印紙が必要です。

請求書と領収書が一緒になっている場合は領収書の役割があるため、収入印紙を貼り付ける必要があります。ただし、請求書であれば5万円を超えても貼り付けは不要です。請求書と領収書を混同しないよう、区別しておきましょう。

捺印・印鑑

領収書への捺印や印鑑を押すことに法律上の明確なルールはないので、押印されていない領収書でも有効な書類として扱うことが可能です。捺印や印鑑の押印は、商業上のしきたりとして使っている場合があるものの、以下のようなメリットも存在します。

• 押印があることで領収書が正式な取引として信用されやすくなる
• 領収書の改ざんや偽造防止になる

もし、捺印や印鑑の押印の判断が不明であれば、取引相手に確認して対応しましょう。

フリーランスは個人名の印鑑を使用しても問題がないため、必ずしも屋号入りの印鑑を作る必要はありません。しかし、事業用とプライベートで印鑑を区別したい時や事業用の書類に信用性を持たせたいと考えていれば、事業用の印鑑を作った方が便利になります。

フリーランスを考えているエンジニアが把握しておきたいこと

副業から始めてみる

いつかはフリーランスを考えている人や本職以外にも収入を得たい方は、ぜひ副業案件から始めてみてください。
いきなりフリーランスになるのも良いですが、副業案件でクライアントとの信頼関係を築けていれば、
フリーランスとして独立をする際も案件に困ることはないでしょう。

そこから新たな案件を紹介してもらうことも多いです。

具体的な案件はエンジニアスタイルにも掲載しているので、ぜひ一度ご覧ください。
フリーランスエンジニア案件を見る

案件情報と自分のスキルは照らし合わせておく

自分が参画できる案件がどれくらいあるのかを把握しておくことで、
自分に今足りないことや、身につけておきたいスキルが明確になります。

その際、ポートフォリオを作っておくことが実は役に立ちます。
ポートフォリオ作成は自身のスキルの証明になるだけでなく、作成の過程で自分のスキルをあらためて棚卸することができるからです。

具体的なメリットや作成方法はこちらをご覧ください。

フリーランスになるメリットやリスクは知っておく

フリーランスになると、会社員と比較しても大きく環境が変わります。
例えば、ローンの審査や保育園の審査に通りにくくなることや、帳票をつける必要があるなどです。
特に社会保障面で会社員と異なることが多いので、これらを事前に把握して対策をしておきましょう。

フリーランスの方はこちらの記事もご覧ください

まとめ

今回は、領収書が果たす役割や記入ルール、フリーランスが知っておきたい領収書の項目や書き方について紹介しました。領収書は確実な取引を証明する書類です。誰が見ても取引の事実関係が明確になっているよう、記入の不備や誤りがないことを確認し、正しい領収書の発行や受け取りをおこないましょう。

確定申告で使用した領収書は、青色申告であれば7年、白色は5年の保管義務があります。税務調査がおこなわれた際に、提示を求められることもあるので破棄したり紛失したりしないよう、日頃から適切な管理が大切です。

また、領収書の宛名がないものや但し書きに具体性のないもの、自分で加筆をおこなったものは、税務署がおこなう税務調査で経費として認められなかったり架空請求を疑われたりするリスクもあります。もし、領収書が発行できないケースがあれば、出金伝票やクレジットカードの利用明細書を代わりに利用するなど、様々な対応方法を把握しておくことも大切です。

1. 領収書は商品購入で代金を受け取った証明や経費計上の重要書類になる
2. 取引の事実がわかるよう宛名は正式名称での記入が必要
3. フリーランスは領収書の発行や書き方を知っておくことが大切

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